SMS d'urgence

Dans les situations d'urgence et les catastrophes, une communication efficace est essentielle pour sauver des vies et coordonner les efforts de sauvetage. À l'ère numérique des téléphones mobiles, les SMS se sont révélés être un canal de communication inestimable dans les situations d'urgence. Les messages SMS peuvent atteindre un large public rapidement et de manière fiable, quelle que soit la situation géographique.

Découvrez comment les SMS sont utilisés comme bouée de sauvetage dans les situations d'urgence, les nombreux avantages qu'ils apportent et les considérations importantes à prendre en compte lors de leur mise en œuvre. Nous examinerons également les meilleures pratiques pour garantir que les communications par SMS en situation d'urgence sont efficaces, précises et respectueuses de la vie privée. Voyons comment le SMS peut être un élément essentiel des plans d'urgence modernes et des opérations de sauvetage.

Avantages de l'utilisation des SMS dans les situations d'urgence

Dans un monde caractérisé par des risques complexes et des menaces imprévisibles, la préparation et la capacité à réagir rapidement sont essentielles pour protéger les vies, les biens et les communautés. Les situations d'urgence et les catastrophes peuvent survenir sans avertissement et requièrent une réponse immédiate de la part des autorités d'urgence, du personnel de secours et de la société civile dans son ensemble. Dans ces moments d'urgence, la communication joue un rôle absolument crucial et c'est là que le SMS a démontré sa valeur en tant que bouée de sauvetage fiable dans les situations d'urgence.

Le SMS (Short Message Service) existe depuis des décennies et était à l'origine une simple méthode d'envoi de messages textuels courts entre téléphones portables. Aujourd'hui, avec les progrès technologiques, le SMS est devenu un canal de communication efficace et polyvalent dans les situations d'urgence et de catastrophe. Dans cet article, nous examinerons les avantages significatifs de l'utilisation des SMS comme ligne de vie dans les situations d'urgence et la manière dont cette forme de communication a révolutionné la façon dont les autorités et les intervenants d'urgence peuvent réagir et coordonner leurs actions dans des circonstances urgentes.

Réponse rapide
93% de tous les messages SMS sont ouverts dans les 3 minutes. Dans les situations critiques, chaque minute peut compter. Le SMS est le moyen le plus efficace d'atteindre un grand nombre de personnes.

Couverture complète
Les smartphones et les téléphones portables peuvent recevoir des messages SMS. Tous les opérateurs les prennent en charge. Il n'y a donc pas de limitations techniques.

Possibilité de communication bidirectionnelle
Le SMS offre la possibilité de dialoguer. Où se trouve la personne, ce qui s'est passé, l'aide à apporter. Tout cela peut se faire en quelques secondes.

Communication personnalisée et directe
En cas d'urgence, il est essentiel que le message passe clairement. Avec les SMS, il n'y a pas d'éléments perturbateurs : c'est du “ texte brut ”, rien d'autre. Cela signifie que les destinataires savent exactement à quoi s'en tenir.

Préparation du plan d'urgence

Un plan d'intervention d'urgence est important parce qu'il crée une approche structurée et coordonnée de la gestion des situations d'urgence. Il fournit des lignes directrices et des procédures qui peuvent minimiser les risques et les dommages et sauver des vies. Un plan d'urgence bien préparé augmente les chances d'une réponse efficace et rapide, ce qui est crucial dans les moments critiques où chaque seconde compte. Le travail préparatoire est donc de la plus haute importance.

Introduire les bons numéros de téléphone portable dans le système

La première question à se poser lorsqu'on envisage d'intégrer les SMS dans son plan d'urgence est de savoir comment obtenir et tenir à jour la liste des numéros de téléphone des personnes concernées. Dans certains cas, il s'agit des bénévoles d'un festival, dans d'autres des résidents, et dans d'autres encore d'un autre groupe cible.

L'efficacité de vos SMS d'urgence dépend entièrement de la qualité des numéros de téléphone auxquels vous les envoyez. C'est pourquoi il est essentiel que vous disposiez de numéros corrects et complets. SureSMS propose une intégration directe avec AD/Azure, mais dans la pratique, de nombreux clients optent pour un transfert automatique des données via sFTP. C'est souvent un moyen simple et sûr de maintenir à jour vos contacts, numéros de téléphone et groupes, tout en évitant les problèmes liés au RGPD liés à l'envoi de données d'urgence via des services tiers. SureSMS propose également une intégration Zapier, mais pour les données d'urgence, nous recommandons généralement le sFTP ou une intégration directe.

Créer des groupes corrects

Une fois que vous avez déterminé comment collecter tous les chiffres, vous devez vous demander s'il convient de les regrouper. Est-ce l'emplacement physique qui détermine les groupes, ou est-ce les domaines d'expertise ou les structures organisationnelles qui devraient déterminer votre regroupement.

Créer des modèles

Réfléchissez à la nécessité de créer des modèles pour les messages à envoyer. Si vous êtes conscient des situations qui peuvent survenir, cela peut être une bonne idée. Dans SureSMS Emergency SMS, nous avons inclus l'option de création de modèles, mais il se peut aussi que le modèle soit simplement inclus dans votre plan d'urgence.

Ajoutez les SMS à votre plan d'urgence

Dans le feu de l'action, il peut être facile d'oublier quelque chose, il est donc important que l'envoi de SMS fasse partie des listes de contrôle de votre plan d'urgence. N'oubliez pas de décrire comment, quoi et quand communiquer. Il est également important d'attribuer la responsabilité de la communication par SMS.

Préparation aux SMS avec SureSMS

Dans SureSMS, nous avons créé un ensemble d'outils très efficaces pour communiquer dans les situations d'urgence. Ces fonctions prennent en charge différents scénarios d'urgence. Collectivement, nous appelons cela le module SMS d'urgence. Nous expliquons et illustrons ci-dessous le fonctionnement du SMS d'urgence.

Le module SMS d'urgence prend en charge deux types fondamentaux de SMS. Le premier est ce que nous appelons un SMS unidirectionnel. Il s'agit d'une notification indiquant ce qui s'est passé et comment le destinataire doit réagir face à cet événement. L'autre est ce que nous appelons un SMS bidirectionnel, dans lequel on pose généralement une question au destinataire. “ Est-ce que ça va ? ”, “ Êtes-vous sur place ? ”, “ Avez-vous une compétence spécifique ? ” (dont nous avons besoin dans cette situation).

 

Configuration des SMS d'urgence dans SureSMS

La première chose à faire pour découvrir les fonctions spéciales du module SMS d'urgence est de l'activer. Pour ce faire, procédez comme suit :

1. Connectez-vous à votre compte SureSMS ici (si vous n'avez pas de compte, vous pouvez Créer un compte gratuit)
2. Dans le menu de gauche, sélectionnez l'élément principal "Intégrations" (Dans ce guide, nous utilisons des mots danois. Si nécessaire, changez la langue dans le coin supérieur droit.

3. Sous le point principal "Intégrations", sélectionnez le sous-menu "Paramètres". Voir la capture d'écran ci-contre.
4. Cochez ensuite la case “ SMS d'urgence ” et cliquez sur Enregistrer

Maintenant que le module est activé, vous verrez des changements dans le système qui prennent en charge les différentes situations d'urgence.

SMS unidirectionnel ou bidirectionnel

Dans une situation d'urgence, vous devez décider si le SMS à envoyer doit faire l'objet d'une réponse. Il n'y a pas de bon ou de mauvais choix en la matière, parfois l'un est logique, parfois l'autre. Si vous avez simplement besoin d'informer sur un incident, la solution à sens unique est la meilleure. Si vous avez besoin d'une réponse, vous devez opter pour une solution bidirectionnelle.

C'est l'identifiant de l'expéditeur que vous choisissez lors de l'envoi du message qui détermine s'il s'agit d'un SMS unidirectionnel ou bidirectionnel. Vous pouvez voir ci-dessous que l'utilisateur dispose de trois options. Un numéro de téléphone, Alarme ou Service SMS. Le Service SMS peut être utilisé s'il s'agit simplement d'une information. L'Alarme peut être utilisée en cas d'incidents de sécurité, et le numéro de téléphone est utilisé lorsque les destinataires doivent pouvoir répondre au message. Les SMS bidirectionnels nécessitent un numéro dédié.

Lorsque vous vous préparez à utiliser les SMS d'urgence, vous devez tenir compte de ces identifiants d'expéditeur. Vous pouvez ajouter ces identifiants sur la page ID de l'expéditeur (nécessite une connexion). Il est conseillé d'effectuer cette opération lors de l'installation.

SMS unidirectionnel

Si vous choisissez d'envoyer un SMS à sens unique, voici comment procéder : (voir la capture d'écran ci-dessous)

1. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur "Options", puis sur "Sélectionner un groupe".
2. Sélectionnez les groupes pour lesquels l'information est pertinente
3. Écrire le message dans "Message"
4. Sélectionner l'expéditeur correct
5. Cliquez sur "Envoyer".

Une fois que vous avez envoyé le message comme indiqué ci-dessus, vous pouvez vous rendre dans le menu “ Messages ”, puis dans la rubrique “ Boîte d'envoi ”. Vous verrez alors s'afficher l'écran ci-dessous. À côté de chaque destinataire, vous pourrez voir si le message a été remis sur le téléphone. Si le message n'a pas été remis sur le téléphone, vous devrez trouver d'autres moyens de contacter la personne. Vous pouvez par exemple appeler le destinataire.

Ceci conclut l'examen de la solution du SMS unidirectionnel.

Vous verrez alors un écran comme celui-ci :

 

SMS bidirectionnel

Notre solution d'envoi bidirectionnel de SMS d'urgence offre un certain nombre de fonctionnalités supplémentaires. Les premières étapes de l'envoi sont identiques à celles de l'envoi unidirectionnel.

• Au lieu de sélectionner "Alarme" comme expéditeur, sélectionnez le numéro de téléphone.
• Vous devez cocher la case "SMS d'urgence".

Par exemple, il pourrait ressembler à ceci :

Cliquez ensuite sur Envoyer et autorisez l'envoi. Les messages sont maintenant envoyés.

Vous pouvez maintenant aller dans l'élément de menu "Messages" et ensuite dans "SMS d'urgence" comme le montre la capture d'écran ici.

Vous obtiendrez alors un rapport qui ressemble à celui ci-dessous :

Pour chaque destinataire, la colonne affiche son nom, son adresse e-mail et le groupe auquel il appartenait. Vous pouvez également voir un champ personnalisé. Il s'agit des données de base de chaque destinataire. À cela s'ajoute une colonne dans laquelle vous pouvez voir la réponse du destinataire. En cliquant sur la coche verte sous l'en-tête “ Approuver ”, vous acceptez la réponse comme valable et le destinataire disparaît de la liste. De cette manière, vous parcourez la liste et, à la fin, vous vous retrouvez avec les personnes qui ont besoin d'aide.

Vous pouvez également choisir de demander - qui a cette compétence - et vous n'aurez alors qu'à regarder les réponses et non à approuver les réponses individuelles.

Le module SMS d'urgence peut donc être utilisé dans des situations d'urgence pour informer les destinataires de situations graves et obtenir des réponses de leur part.

Foire aux questions sur les SMS d'urgence

Le service SMS d'urgence peut-il être intégré à AD ou Azure ?

Oui. SureSMS propose une intégration directe avec AD/Azure. Dans la pratique, cependant, la plupart des clients optent pour un transfert automatique des données via sFTP, car c'est un moyen simple et sécurisé de maintenir à jour les contacts, les numéros de téléphone et les groupes. Cela permet également d'éviter les problèmes liés au RGPD liés à l'envoi de données d'urgence via des services tiers. SureSMS propose également une intégration Zapier, mais pour les données d'urgence, nous recommandons généralement le sFTP ou une intégration directe.

Combien coûte le service SMS d'urgence ?

Le module SMS d'urgence en lui-même est gratuit. Si vous souhaitez utiliser la fonction de réponse et les SMS bidirectionnels, cela nécessite une solution bidirectionnelle avec un numéro dédié. Cette solution coûte 99 DKK par mois, auxquels s'ajoutent les frais habituels de SMS.

Les destinataires peuvent-ils répondre à un SMS d'alerte ?

Oui. Grâce aux SMS bidirectionnels, les destinataires peuvent répondre directement au message, par exemple “ OK ”, “ J'ai besoin d'aide ” ou “ Je ne suis pas sur place ”. Les réponses s'affichent dans SureSMS, ce qui vous permet d'avoir rapidement une vue d'ensemble et d'assurer le suivi des personnes qui nécessitent une intervention. Les réponses nécessitent un numéro de téléphone dédié.

Le service SMS d'alerte peut-il être utilisé depuis un téléphone portable ?

Oui. L'ensemble de la plateforme SureSMS, y compris le service SMS d'urgence, est accessible depuis un téléphone portable via le navigateur. Grâce à des groupes et des modèles prédéfinis, un message d'urgence peut être envoyé très rapidement et efficacement, même lorsque l'on n'est pas devant un ordinateur.

Peut-on créer des groupes à l'avance ?

Oui. C'est ce que nous vous recommandons. Vous pouvez créer à l'avance des groupes en fonction, par exemple, du lieu, du service, du rôle, des compétences ou des responsabilités. En cas d'urgence, vous pouvez alors sélectionner le groupe concerné et envoyer le message sans avoir à filtrer ou à rechercher manuellement les destinataires au préalable.

Comment mettre à jour les informations sans intégration AD ?

Si vous n'utilisez pas AD/Azure AD, nous recommandons généralement de mettre en place un processus fixe comprenant soit un transfert sFTP automatique, soit une importation de fichiers planifiée, soit une autre intégration à votre système existant. Le plus important est que les numéros de téléphone et les groupes soient mis à jour régulièrement, afin que la liste d'urgence soit prête lorsque vous en aurez besoin.

SureSMS propose-t-il des réductions aux ONG ?

Les ONG et les organisations telles que Ældre Sagen sont invitées à nous contacter pour conclure un accord concret. Les besoins, les volumes et les exigences en matière d'intégration pouvant varier, nous trouvons la solution la mieux adaptée au cas par cas.

Comment recommandons-nous d'utiliser le système dans la pratique en cas d'urgence ?

Nous recommandons de préparer les SMS d'urgence avant que la situation ne se présente : créez des groupes pertinents, rédigez des modèles de message, choisissez un identifiant d'expéditeur et un numéro dédié, et précisez dans le plan d'urgence qui est autorisé à envoyer des messages. Une fois la situation survenue, l'utilisateur doit sélectionner le groupe pertinent, choisir un modèle approuvé, envoyer le message, puis suivre l'état de livraison et les éventuelles réponses dans l'aperçu des SMS d'urgence.

Si vous souhaitez être contacté au sujet de ce module, veuillez remplir le formulaire ci-dessous.