SMS de emergencia

En emergencias y catástrofes, una comunicación eficaz es crucial para salvar vidas y coordinar las labores de rescate. En esta era digital de los teléfonos móviles, los SMS han demostrado ser un canal de comunicación inestimable en situaciones de emergencia. Los mensajes SMS pueden llegar a una amplia audiencia de forma rápida y fiable, independientemente de la ubicación geográfica.

Lea cómo se utilizan los SMS como salvavidas en situaciones de emergencia, las muchas ventajas que aportan y las consideraciones importantes a la hora de ponerlos en práctica. También veremos las mejores prácticas para garantizar que las comunicaciones SMS de emergencia sean eficaces, precisas y respetuosas con la privacidad. Veamos cómo el SMS puede ser un componente crucial de la planificación moderna de emergencias y operaciones de rescate.

Ventajas del uso de SMS en situaciones de emergencia

En un mundo caracterizado por riesgos complejos y amenazas impredecibles, la preparación y la capacidad de respuesta rápida son esenciales para proteger vidas, bienes y comunidades. Las emergencias y catástrofes pueden ocurrir sin previo aviso y requieren una respuesta inmediata de las autoridades de emergencia, el personal de rescate y la sociedad civil en general. En estos momentos de urgencia, la comunicación desempeña un papel absolutamente crítico y es aquí donde el SMS ha demostrado su valía como salvavidas fiable en situaciones de emergencia.

El SMS, o Servicio de Mensajes Cortos, existe desde hace décadas y se utilizaba originalmente como un método sencillo de enviar mensajes cortos de texto entre teléfonos móviles. Hoy en día, con el avance de la tecnología, el SMS se ha convertido en un canal de comunicación eficaz y versátil en situaciones de emergencia y catástrofe. En este artículo analizaremos las importantes ventajas de utilizar el SMS como línea de vida en situaciones de emergencia y cómo esta forma de comunicación ha revolucionado el modo en que las autoridades y el personal de emergencias pueden responder y coordinarse en circunstancias urgentes.

Respuesta rápida
93% de todos los mensajes SMS se abren en 3 minutos. En situaciones críticas, cada minuto puede contar. El SMS es la forma más eficaz de llegar a mucha gente.

Cobertura completa
Tanto los smartphones como los dumbphones pueden recibir mensajes SMS. Todos los operadores lo admiten. Esto significa que no hay limitaciones técnicas.

Posibilidad de comunicación bidireccional
El SMS ofrece la oportunidad de dialogar. Dónde está la persona, qué ha pasado, qué ayuda debe ofrecerse. Todo esto puede ocurrir en cuestión de segundos.

Comunicación personalizada y directa
Cuando se comunica en situaciones de emergencia, es importante que el mensaje se transmita con claridad. Con los SMS no hay elementos que distraigan: es “texto sin formato”, nada más. Esto significa que los destinatarios saben exactamente a qué deben atenerse.

Preparación del plan de emergencia

Un plan de respuesta a emergencias es importante porque crea un enfoque estructurado y coordinado para gestionar las emergencias. Proporciona directrices y procedimientos que pueden minimizar riesgos y daños y salvar vidas. Un plan de emergencia bien preparado aumenta las posibilidades de una respuesta eficaz y rápida, lo que es crucial en momentos críticos en los que cada segundo cuenta. Por ello, la labor preparatoria es de suma importancia.

Introducir los números de móvil correctos en el sistema

Lo primero que hay que tener en cuenta al plantearse la incorporación de los SMS en el plan de emergencia es cómo obtener y mantener actualizada la lista con los números de teléfono de las personas pertinentes. En algunos casos, la lista está formada por voluntarios de un festival; en otros, por residentes; y en otros, por un grupo destinatario diferente.

Tu SMS de emergencia nunca será más eficaz que los números de teléfono a los que lo envías. Por eso es importante que dispongas de los números correctos y completos. SureSMS ofrece integración directa con AD/Azure, pero, en la práctica, muchos clientes optan por una transferencia automática de datos mediante sFTP. A menudo es una forma sencilla y segura de mantener actualizados los contactos, los números de teléfono y los grupos, y al mismo tiempo se evitan los retos del RGPD al enviar datos de emergencia a través de servicios de terceros. SureSMS también cuenta con integración con Zapier, pero para los datos de emergencia solemos recomendar sFTP o una integración directa.

Crear grupos correctos

Una vez que haya averiguado cómo recopilar todas las cifras, debe considerar si deben agruparse. Son las ubicaciones físicas las que determinan los grupos, o son las áreas de especialización o las estructuras organizativas las que deben determinar su agrupación.

Crear plantillas

Piense si necesita crear plantillas para los mensajes que se envíen. Si es consciente de las situaciones que pueden surgir, puede ser una buena idea. En SureSMS Emergency SMS hemos incluido la opción de crear plantillas, pero también puede ser que la plantilla simplemente deba incluirse en su plan de emergencia.

Añade SMS a tu plan de emergencia

En el fragor de la batalla puede ser fácil olvidarse de algo, por lo que es importante que el envío de SMS forme parte de las listas de comprobación de su plan de emergencia. Recuerda describir cómo, qué y cuándo comunicar. También es importante asignar la responsabilidad de la comunicación por SMS.

Preparación para SMS con SureSMS

En SureSMS, hemos creado un conjunto de herramientas muy eficaces para comunicarse en situaciones de emergencia. Estas funciones dan soporte a diferentes escenarios de emergencia. En conjunto, lo llamamos módulo SMS de emergencia. A continuación explicamos e ilustramos cómo funciona el SMS de emergencia.

El módulo de SMS de emergencia admite básicamente dos tipos diferentes de SMS. Uno es lo que llamamos un SMS unidireccional. Se trata de una notificación sobre lo que ha ocurrido y cómo debe actuar el destinatario ante lo sucedido. Al otro lo llamamos SMS bidireccional y, en este caso, normalmente se le hace una pregunta al destinatario: “¿Estás bien?”, “¿Te encuentras en el lugar?”, “¿Tienes alguna competencia específica?” (que necesitemos en esta situación).

 

Configuración de SMS de emergencia en SureSMS

Lo primero que tienes que hacer para ver las funciones especiales del módulo SMS de emergencia es encenderlo. Esto se hace de la siguiente manera:

1. Acceda a su cuenta SureSMS aquí (si no tiene una cuenta puede Crear una cuenta gratuita)
2. En el menú de la izquierda, seleccione la opción principal "Integraciones" (En esta guía utilizamos palabras en danés. Si es necesario, cambie el idioma en la esquina superior derecha

3. Debajo de la opción principal "Integraciones", seleccione el submenú "Configuración". Vea aquí la captura de pantalla de la derecha.
4. A continuación, marca la casilla “SMS de emergencia” y haz clic en Guardar

Ahora que el módulo está activado, verás algunos cambios en el sistema que apoyan las diferentes situaciones de emergencia.

SMS unidireccionales o bidireccionales

En una situación de emergencia, hay que decidir si el SMS que se va a enviar debe ser contestado. Aquí no hay lo correcto y lo incorrecto, a veces tiene sentido lo uno y a veces lo otro. Si sólo necesitas informar de un incidente, la solución unidireccional es la mejor. Si necesitas una respuesta, necesitas una solución bidireccional.

Lo que determina si se trata de un SMS unidireccional o bidireccional es el identificador de remitente que elijas al enviar el mensaje. A continuación puedes ver que el usuario tiene tres opciones. Un número de teléfono, Alarma o Servicio de SMS. El Servicio de SMS se puede utilizar si se trata simplemente de una notificación. La Alarma se puede utilizar en caso de incidentes de seguridad, y el número de teléfono se utiliza cuando los destinatarios deben poder responder al mensaje. Los SMS bidireccionales requieren un número específico.

Cuando te dispongas a utilizar SMS de emergencia, debes tener en cuenta estos ID de remitente. Puede añadir estos ID en el ID del remitente (requiere inicio de sesión). Es una buena idea hacer esto durante la configuración.

SMS unidireccionales

Si decide enviar un SMS unidireccional, hágalo de la siguiente manera: (consulte la captura de pantalla siguiente)

1. En la esquina superior derecha, haz clic en "Opciones" y luego en "Seleccionar grupo".
2. Seleccione los grupos para los que la información es relevante
3. Escriba el mensaje en "Mensaje
4. Elija el remitente correcto
5. Haga clic en "Enviar".

Una vez que hayas enviado el mensaje de la forma indicada anteriormente, puedes ir al menú “Mensajes” y, dentro de este, a “Bandeja de salida”. Allí verás una pantalla como la que se muestra a continuación. Junto a cada destinatario, podrás ver si el mensaje se ha entregado en el teléfono. Si el mensaje no se ha entregado en el teléfono, deberás buscar formas alternativas de contactar con la persona. Por ejemplo, llamando por teléfono al destinatario.

Con esto concluye la revisión de la solución SMS unidireccional.

Aparecerá una pantalla como ésta:

 

SMS bidireccionales

Con nuestra solución de SMS bidireccionales para SMS de emergencia, se añaden una serie de funciones adicionales. Los primeros pasos del envío son idénticos a los del envío unidireccional.

• En lugar de seleccionar "Alarma" como remitente, seleccione el número de teléfono.
• Debe marcar la casilla "SMS de emergencia".

Por ejemplo, podría ser así:

Ahora haga clic en Enviar y autorice el envío. Los mensajes se enviarán.

Ahora puede ir a la opción de menú "Mensajes" y luego a "SMS de emergencia", como se muestra en la captura de pantalla aquí.

Aparecerá un informe como el que se muestra a continuación:

Para cada destinatario, en la columna puedes ver su nombre, su dirección de correo electrónico y el grupo al que pertenecía. Además, puedes ver un campo personalizado. Se trata de los datos maestros de cada destinatario. A esto se suma una columna en la que puedes ver la respuesta del destinatario. Al hacer clic en la marca de verificación verde debajo del encabezado “Aceptar”, aceptas la respuesta como correcta y el destinatario desaparece de la lista. De esta manera, vas revisando la lista y, al final, te quedas con las personas que necesitan ayuda.

También puede optar por preguntar - quién tiene esta competencia - y entonces sólo tendrá que ver las respuestas y no aprobar las respuestas individuales.

Así, el módulo SMS de emergencia puede utilizarse en situaciones de emergencia para informar a los destinatarios sobre situaciones graves y obtener respuestas de los destinatarios.

Preguntas frecuentes sobre los SMS de emergencia

¿Se puede integrar Beredskabs-SMS con AD o Azure?

Sí. SureSMS ofrece integración directa con AD/Azure. Sin embargo, en la práctica, la mayoría de los clientes optan por una transferencia automática de datos mediante sFTP, ya que es una forma sencilla y segura de mantener actualizados los contactos, los números de teléfono y los grupos. Al mismo tiempo, se evitan los problemas relacionados con el RGPD al enviar datos de emergencia a través de servicios de terceros. SureSMS también cuenta con integración con Zapier, pero para los datos de emergencia solemos recomendar sFTP o una integración directa.

¿Cuánto cuesta el servicio de SMS de emergencia?

El módulo de SMS de emergencia en sí no tiene ningún coste. Si desean utilizar la función de respuesta y los SMS bidireccionales, se requiere una solución bidireccional con un número específico. Esa solución tiene un coste de 99 coronas danesas al mes, más el coste habitual del tráfico de SMS.

¿Pueden los destinatarios responder a un SMS de emergencia?

Sí. Con los SMS bidireccionales, los destinatarios pueden responder directamente al mensaje, por ejemplo, “OK”, “Necesito ayuda” o “No estoy en el lugar”. Las respuestas se muestran en SureSMS, para que puedas hacerte rápidamente una idea general y hacer un seguimiento de las personas que requieren atención. Las respuestas requieren un número de teléfono específico.

¿Se puede utilizar el servicio SMS de emergencias desde un teléfono móvil?

Sí. Toda la plataforma SureSMS, incluido el servicio de SMS de emergencia, se puede utilizar desde un teléfono móvil a través del navegador. Gracias a los grupos y plantillas predefinidos, se puede enviar un mensaje de emergencia de forma muy rápida y eficaz, incluso sin estar delante de un ordenador.

¿Se pueden crear grupos con antelación?

Sí. Es lo que recomendamos. Podéis crear grupos por adelantado en función, por ejemplo, de la ubicación, el departamento, el cargo, las competencias o las responsabilidades. En caso de emergencia, podréis seleccionar el grupo correspondiente y enviar el mensaje sin tener que filtrar o buscar a los destinatarios manualmente.

¿Cómo se mantiene la información sin la integración de AD?

Si no utilizáis AD/Azure AD, solemos recomendar un proceso fijo que incluya una transferencia automática por sFTP, una importación de archivos programada u otra integración con vuestro sistema actual. Lo más importante es que los números de teléfono y los grupos se mantengan actualizados de forma continua, para que la lista de emergencias esté lista cuando sea necesaria.

¿Ofrece SureSMS descuentos a las ONG?

Las ONG y organizaciones como, por ejemplo, Ældre Sagen pueden ponerse en contacto con nosotros para concertar una cita concreta. Las necesidades, el volumen y los requisitos de integración pueden variar, por lo que buscamos la solución más adecuada en cada caso concreto.

¿Cómo recomendamos utilizar el sistema en la práctica en situaciones de emergencia?

Recomendamos preparar los SMS de emergencia antes de que se produzca la situación: cree los grupos pertinentes, elabore plantillas de mensajes, elija un identificador de remitente y un número específico, y describa en el plan de emergencia quién está autorizado a enviar mensajes. En la situación real, el usuario debe seleccionar el grupo pertinente, elegir una plantilla aprobada, enviar el mensaje y, a continuación, seguir el estado de entrega y las posibles respuestas en el resumen de SMS de emergencia.

Si te interesa que nos pongamos en contacto contigo en relación con este módulo, rellena el formulario que aparece a continuación.