Nød-SMS

I nødsituasjoner og katastrofer er effektiv kommunikasjon avgjørende for å redde liv og koordinere redningsinnsatsen. I mobiltelefonens digitale tidsalder har SMS vist seg å være en uvurderlig kommunikasjonskanal i nødsituasjoner. SMS-meldinger kan nå ut til et bredt publikum raskt og pålitelig, uavhengig av geografisk plassering.

Les om hvordan SMS brukes som en livline i nødsituasjoner, de mange fordelene det gir, og hva som er viktig å tenke på når man implementerer det. Vi ser også på beste praksis for å sikre at SMS-kommunikasjonen i nødsituasjoner er effektiv, nøyaktig og respekterer personvernet. La oss dykke ned i hvordan SMS kan være en avgjørende komponent i moderne beredskapsplanlegging og redningsaksjoner.

Fordeler med å bruke SMS i nødsituasjoner

I en verden preget av komplekse risikoer og uforutsigbare trusler er beredskap og evnen til å reagere raskt avgjørende for å beskytte liv, eiendom og lokalsamfunn. Nødsituasjoner og katastrofer kan inntreffe uten forvarsel og krever umiddelbar respons fra beredskapsmyndigheter, redningspersonell og sivilsamfunnet for øvrig. I disse akutte øyeblikkene spiller kommunikasjon en helt avgjørende rolle, og det er her SMS har vist seg å være en pålitelig livline i krisesituasjoner.

SMS, eller Short Message Service, har eksistert i flere tiår og ble opprinnelig brukt som en enkel metode for å sende korte tekstmeldinger mellom mobiltelefoner. I dag, etter hvert som teknologien har utviklet seg, har SMS vokst frem som en effektiv og allsidig kommunikasjonskanal i nødsituasjoner og katastrofer. I denne artikkelen skal vi se nærmere på de store fordelene ved å bruke SMS som en livline i nødsituasjoner, og hvordan denne kommunikasjonsformen har revolusjonert måten myndigheter og nødetater kan respondere og koordinere på i akutte situasjoner.

Rask respons
93% av alle SMS-meldinger åpnes innen 3 minutter. I kritiske situasjoner kan hvert minutt telle. SMS er den mest effektive måten å nå ut til mange mennesker på.

Fullstendig dekning
Både smarttelefoner og dumbphones kan motta SMS-meldinger. Alle operatører støtter det. Det betyr at det ikke finnes noen tekniske begrensninger.

Mulighet for toveiskommunikasjon
SMS gir mulighet til å ha en dialog. Hvor er personen, hva har skjedd, hvilken hjelp bør tilbys. Alt dette kan skje i løpet av sekunder.

Personlig og direkte kommunikasjon
Når man kommuniserer i nødsituasjoner, er det viktig at budskapet kommer klart frem. Med SMS er det ingen forstyrrende elementer – det er “ren tekst” – ingenting annet. Det betyr at mottakerne vet nøyaktig hva de skal forholde seg til.

Utarbeidelse av beredskapsplanen

En beredskapsplan er viktig fordi den skaper en strukturert og koordinert tilnærming til håndtering av nødsituasjoner. Den gir retningslinjer og prosedyrer som kan minimere risiko og skade og redde liv. En godt forberedt beredskapsplan øker sjansene for en effektiv og rask respons, noe som er avgjørende i kritiske øyeblikk når hvert sekund teller. Derfor er det forberedende arbeidet svært viktig.

Få de riktige mobilnumrene inn i systemet

Det første man må ta stilling til når man vurderer å innlemme SMS i beredskapsplanen, er hvordan man skaffer seg og vedlikeholder listen over de aktuelle personenes telefonnumre. I noen tilfeller er listen frivillige til en festival, i andre tilfeller beboere, og i andre igjen er det en annen målgruppe.

Din beredskaps-SMS blir aldri mer effektiv enn telefonnumrene du sender den til. Derfor er det viktig at du har de riktige og fullstendige numrene. SureSMS tilbyr direkte AD/Azure-integrasjon, men i praksis velger mange kunder automatisk sFTP-overføring av data. Dette er ofte en enkel og sikker måte å holde kontaktpersoner, telefonnumre og grupper oppdatert på, samtidig som man unngår GDPR-utfordringer ved å sende beredskapsdata gjennom tredjepartstjenester. SureSMS har også Zapier-integrasjon, men for beredskapsdata anbefaler vi vanligvis sFTP eller en direkte integrasjon.

Opprett riktige grupper

Når du har funnet ut hvordan du skal samle inn alle tallene, må du vurdere om de skal grupperes. Er det fysiske lokasjoner som bestemmer gruppene, eller er det kompetanseområder eller organisasjonsstrukturer som skal bestemme grupperingen.

Opprett maler

Tenk over om dere har behov for å lage maler for meldingene som skal sendes. Hvis du er klar over hvilke situasjoner som kan oppstå, kan det være en god idé. I SureSMS Emergency SMS har vi inkludert muligheten til å lage maler, men det kan også være at malen rett og slett bør inkluderes i beredskapsplanen.

Legg til SMS i beredskapsplanen din

I kampens hete kan det være lett å glemme noe, så det er viktig at det å sende SMS er en del av sjekklistene i beredskapsplanen din. Husk å beskrive hvordan, hva og når dere skal kommunisere. Det er også viktig å fordele ansvaret for SMS-kommunikasjonen.

SMS-beredskap med SureSMS

I SureSMS har vi utviklet et sett med svært effektive verktøy for kommunikasjon i nødsituasjoner. Disse funksjonene støtter ulike nødscenarioer. Samlet kaller vi det Emergency SMS-modulen. Nedenfor forklarer og illustrerer vi hvordan Emergency SMS fungerer.

Modulen for beredskaps-SMS støtter i utgangspunktet to ulike typer SMS. Den ene er det vi kaller en enveis-SMS. Dette er en melding om hva som har skjedd, og hvordan mottakeren skal forholde seg til hendelsen. Den andre kaller vi en 2-veis SMS, og her stiller man typisk mottakeren et spørsmål. “Er du OK?”, “Befinner du deg på stedet?”, “Har du en spesifikk kompetanse?” (som vi trenger i denne situasjonen).

 

Sette opp nød-SMS i SureSMS

Det første du må gjøre for å se de spesielle funksjonene i Emergency SMS-modulen, er å slå den på. Dette gjøres på følgende måte:

1. Logg inn på SureSMS-kontoen din her (hvis du ikke har en konto, kan du Opprett en gratis konto)
2. I menyen til venstre velger du hovedelementet "Integrations" (I denne veiledningen bruker vi danske ord. Hvis det er nødvendig, kan du endre språk øverst i høyre hjørne

3. Under hovedelementet "Integrasjoner" velger du undermenyen "Innstillinger". Se skjermbildet til høyre her.
4. Deretter merker du av for “Nød-SMS” og klikker på Lagre

Nå som modulen er aktivert, vil du se noen endringer i systemet som støtter de ulike nødsituasjonene.

Enveis eller toveis SMS

I en krisesituasjon må du ta stilling til om SMS-en som skal sendes ut, skal være svarbar. Det finnes ikke noe rett og galt her, noen ganger er det ene fornuftig og andre ganger det andre. Hvis du bare trenger å informere om en hendelse, er enveisløsningen best. Hvis du trenger et svar tilbake, trenger du en toveis løsning.

Det som avgjør om det er en enveis- eller toveis-SMS, er avsender-ID-en du velger når du sender meldingen. Nedenfor ser du at brukeren har tre valgmuligheter. Et telefonnummer, Alarm eller SMS-tjeneste. SMS-tjeneste kan brukes hvis det bare er en orientering. Alarm kan brukes ved sikkerhetshendelser, og telefonnummeret brukes når mottakerne skal kunne svare tilbake på meldingen. Toveis-SMS krever et dedikert nummer.

Når du forbereder deg på å bruke Emergency SMS, må du ta hensyn til disse avsender-ID-ene. Du kan legge til disse ID-ene på Avsender-ID (krever innlogging). Det er lurt å gjøre dette under oppsettet.

Enveis SMS

Hvis du velger å sende en enveis-SMS, gjør du det slik: (se skjermbilde nedenfor)

1. Klikk på "Alternativer" øverst i høyre hjørne og deretter på "Velg gruppe".
2. Velg de gruppene som informasjonen er relevant for
3. Skriv meldingen i "Melding"
4. Velg riktig avsender
5. Klikk på "Send".

Når du har sendt meldingen på måten beskrevet ovenfor, kan du gå til menyen “Meldinger” og deretter til “Utsendte”. Her vil du se et skjermbilde som det nedenfor. Ved siden av hver mottaker vil du kunne se om meldingen er levert til telefonen. Hvis meldingen ikke er levert til telefonen, må du finne alternative måter å kontakte personen på. Det kan for eksempel være ved å ringe mottakeren.

Dette avslutter gjennomgangen av enveis-SMS-løsningen.

Du vil da se et skjermbilde som dette:

 

Toveis SMS

Med vår toveis SMS-løsning for nød-SMS er en rekke ekstra funksjoner lagt til. De første stegene i sendingen er identiske med de du går gjennom for enveis sending.

• I stedet for å velge "Alarm" som avsender, velger du telefonnummeret.
• Du må krysse av i boksen "Emergency SMS"

Det kan for eksempel se slik ut:

Klikk nå på Send og godkjenn sending. Meldingene vil nå bli sendt.

Du kan nå gå til menypunktet "Meldinger" og deretter til "Nød-SMS" som vist i skjermbildet her.

Du vil da se en rapport som ser ut som denne nedenfor:

For hver mottaker kan du i kolonnen se mottakerens navn, e-postadresse og hvilken gruppe mottakeren tilhørte. I tillegg kan du se et brukerdefinert felt. Dette er grunnleggende opplysninger om hver mottaker. Videre er det en kolonne der du kan se svaret fra mottakeren. Ved å klikke på den grønne haken under overskriften “Godkjenn” godtar du svaret som ok, og mottakeren forsvinner fra listen. På den måten arbeider du deg gjennom listen, og til slutt sitter du igjen med de personene som trenger hjelp.

Du kan også velge å spørre - hvem har denne kompetansen - og da trenger du bare å se på svarene og ikke godkjenne de enkelte svarene.

Modulen Emergency SMS kan dermed brukes i krisesituasjoner for å informere mottakerne om alvorlige situasjoner og få svar tilbake fra mottakerne.

Ofte stilte spørsmål om beredskaps-SMS

Kan Beredskabs-SMS integreres med AD eller Azure?

Ja. SureSMS tilbyr direkte AD/Azure-integrasjon. I praksis velger imidlertid de fleste kunder automatisk sFTP-overføring av data, fordi det er en enkel og sikker måte å holde kontakter, telefonnumre og grupper oppdatert på. Samtidig unngår man GDPR-utfordringer ved å sende beredskapsdata gjennom tredjepartstjenester. SureSMS har også Zapier-integrasjon, men for beredskapsdata anbefaler vi vanligvis sFTP eller en direkte integrasjon.

Hva koster beredskaps-SMS?

Selve beredskaps-SMS-modulen koster ingenting. Hvis dere ønsker å bruke svarfunksjonen og toveis SMS, krever dette en toveis løsning med et eget nummer. Denne løsningen koster 99 kr. per måned pluss vanlig SMS-trafikk.

Kan mottakerne svare på en beredskaps-SMS?

Ja. Med toveis SMS kan mottakerne svare direkte på meldingen, f.eks. “OK”, “Trenger hjelp” eller “Er ikke på stedet”. Svarene vises i SureSMS, slik at dere raskt kan få oversikt og følge opp de personene som krever tiltak. Svar krever et dedikert telefonnummer.

Kan Beredskabs-SMS brukes fra en mobiltelefon?

Ja. Hele SureSMS-plattformen, inkludert Beredskaps-SMS, kan brukes fra en mobiltelefon via nettleseren. Med forhåndsvalgte grupper og maler kan en beredskapsmelding sendes svært raskt og effektivt, også når man ikke sitter ved en datamaskin.

Kan man opprette grupper på forhånd?

Ja. Det anbefaler vi. Dere kan på forhånd opprette grupper basert på for eksempel lokasjon, avdeling, rolle, kompetanse eller ansvarsområde. I en nødsituasjon kan dere deretter velge den aktuelle gruppen og sende meldingen uten først å måtte filtrere eller finne mottakere manuelt.

Hvordan vedlikeholder man opplysningene uten AD-integrasjon?

Hvis dere ikke bruker AD/Azure AD, anbefaler vi vanligvis en fast prosess med enten automatisk sFTP-overføring, planlagt filimport eller en annen integrasjon med deres eksisterende system. Det viktigste er at telefonnumre og grupper holdes oppdatert kontinuerlig, slik at beredskapslisten er klar når den skal brukes.

Har SureSMS rabatt for frivillige organisasjoner?

Frivillige organisasjoner og organisasjoner som for eksempel Ældre Sagen er velkomne til å kontakte oss for å avtale nærmere. Behov, omfang og integrasjonskrav kan variere, så vi finner den rette løsningen fra sak til sak.

Hvordan anbefaler vi at systemet brukes i praksis i nødssituasjoner?

Vi anbefaler at beredskaps-SMS-er forberedes før situasjonen oppstår: opprett relevante grupper, lag meldingsmaler, velg avsender-ID og et eget nummer, og beskriv i beredskapsplanen hvem som har lov til å sende meldinger. I selve situasjonen bør brukeren velge den relevante gruppen, velge en godkjent mal, sende meldingen og deretter følge leveringsstatus og eventuelle svar i oversikten over beredskaps-SMS.

Hvis du er interessert i å bli kontaktet angående dette modulen, kan du fylle ut skjemaet nedenfor.