Notfall-SMS

In Notfällen und bei Katastrophen ist eine effektive Kommunikation entscheidend, um Leben zu retten und Rettungsmaßnahmen zu koordinieren. Im digitalen Zeitalter der Mobiltelefone hat sich die SMS als unschätzbarer Kommunikationskanal in Notsituationen erwiesen. SMS-Nachrichten können schnell und zuverlässig ein breites Publikum erreichen, unabhängig vom geografischen Standort.

Hier erfährst du, wie SMS in Notfallsituationen als Rettungsanker eingesetzt werden, welche Vorteile sie bringen und was bei ihrer Einführung zu beachten ist. Wir werden uns auch mit den besten Praktiken befassen, um sicherzustellen, dass die SMS-Kommunikation in Notfällen effektiv und genau ist und die Privatsphäre respektiert wird. Lass uns eintauchen in die Frage, wie SMS ein wichtiger Bestandteil der modernen Notfallplanung und der Rettungsmaßnahmen sein kann.

Vorteile der SMS-Nutzung in Notfällen

In einer Welt, die von komplexen Risiken und unvorhersehbaren Bedrohungen geprägt ist, sind Bereitschaft und die Fähigkeit, schnell zu reagieren, entscheidend für den Schutz von Leben, Eigentum und Gemeinschaften. Notfälle und Katastrophen können ohne Vorwarnung eintreten und erfordern eine sofortige Reaktion von Notfallbehörden, Rettungskräften und der Zivilgesellschaft insgesamt. In diesen dringenden Momenten spielt die Kommunikation eine absolut entscheidende Rolle, und hier hat sich SMS als zuverlässiger Rettungsanker in Notsituationen bewährt.

SMS, oder Short Message Service, gibt es schon seit Jahrzehnten und wurde ursprünglich als einfache Methode zum Versenden von kurzen Textnachrichten zwischen Mobiltelefonen verwendet. Heute hat sich die SMS mit dem technischen Fortschritt zu einem effektiven und vielseitigen Kommunikationskanal für Notfälle und Katastrophen entwickelt. In diesem Artikel erfahren wir, welche Vorteile der Einsatz von SMS als Rettungsanker in Notsituationen hat und wie diese Form der Kommunikation die Art und Weise revolutioniert hat, wie Behörden und Rettungskräfte in Notsituationen reagieren und sich koordinieren können.

Schnelle Antwort
93% aller SMS-Nachrichten werden innerhalb von 3 Minuten geöffnet. In kritischen Situationen kann jede Minute zählen. Die SMS ist der effektivste Weg, um viele Menschen zu erreichen.

Vollständige Abdeckung
Sowohl Smartphones als auch Handys können SMS-Nachrichten empfangen. Alle Betreiber unterstützen sie. Das bedeutet, dass es keine technischen Einschränkungen gibt.

Möglichkeit der wechselseitigen Kommunikation
SMS bietet die Möglichkeit, einen Dialog zu führen. Wo ist die Person, was ist passiert, welche Hilfe sollte angeboten werden. All das kann in Sekundenschnelle geschehen.

Personalisierte und direkte Kommunikation
Bei der Kommunikation in Notfällen ist es wichtig, dass die Botschaft klar rüberkommt. Bei SMS gibt es keine ablenkenden Elemente – es handelt sich um “reinen Text” – sonst nichts. Das bedeutet, dass die Empfänger genau wissen, worauf sie sich einstellen müssen.

Den Notfallplan vorbereiten

Ein Notfallplan ist wichtig, weil er einen strukturierten und koordinierten Ansatz für den Umgang mit Notfällen schafft. Er enthält Richtlinien und Verfahren, die Risiken und Schäden minimieren und Leben retten können. Ein gut vorbereiteter Notfallplan erhöht die Chancen auf eine effektive und schnelle Reaktion, was in kritischen Momenten, in denen jede Sekunde zählt, entscheidend ist. Die Vorbereitungsarbeit ist daher von größter Bedeutung.

Gib die richtigen Handynummern in das System ein

Wenn man erwägt, SMS in seinen Notfallplan aufzunehmen, muss man sich zunächst überlegen, wie man die Liste mit den Telefonnummern der relevanten Personen beschafft und pflegt. In manchen Fällen handelt es sich um Freiwillige eines Festivals, in anderen um Anwohner und in wieder anderen um eine andere Zielgruppe.

Die Wirksamkeit Ihrer Notfall-SMS hängt entscheidend von den Telefonnummern ab, an die Sie sie versenden. Daher ist es wichtig, dass Sie über die richtigen und vollständigen Nummern verfügen. SureSMS bietet eine direkte AD/Azure-Integration, doch in der Praxis entscheiden sich viele Kunden für eine automatische sFTP-Datenübertragung. Dies ist oft eine einfache und sichere Methode, um Kontaktpersonen, Telefonnummern und Gruppen auf dem neuesten Stand zu halten, und gleichzeitig vermeidet man DSGVO-Probleme, die durch die Übermittlung von Notfalldaten über Drittanbieter entstehen können. SureSMS verfügt auch über eine Zapier-Integration, für Notfalldaten empfehlen wir jedoch in der Regel sFTP oder eine direkte Integration.

Richtige Gruppen erstellen

Wenn du herausgefunden hast, wie du alle Zahlen sammeln kannst, musst du überlegen, ob sie gruppiert werden sollen. Sind es die Standorte, die die Gruppen bestimmen, oder sind es die Fachgebiete oder die Organisationsstrukturen, die deine Gruppierung bestimmen sollten?

Vorlagen erstellen

Überlege dir, ob du Vorlagen für die zu versendenden Nachrichten erstellen musst. Wenn du dir über die Situationen im Klaren bist, die eintreten können, kann das eine gute Idee sein. In SureSMS Emergency SMS haben wir die Option eingebaut, Vorlagen zu erstellen, aber es kann auch sein, dass die Vorlage einfach in deinen Notfallplan aufgenommen werden soll.

Füge SMS zu deinem Notfallplan hinzu

In der Hitze des Gefechts kann es leicht passieren, dass man etwas vergisst. Deshalb ist es wichtig, dass das Versenden von SMS Teil deiner Checklisten in deinem Notfallplan ist. Vergiss nicht zu beschreiben, wie, was und wann du kommunizieren sollst. Außerdem ist es wichtig, dass du die Verantwortung für die SMS-Kommunikation festlegst.

SMS-Bereitschaft mit SureSMS

Mit SureSMS haben wir eine Reihe von hocheffektiven Tools für die Kommunikation in Notfallsituationen entwickelt. Diese Funktionen unterstützen verschiedene Notfallszenarien. Zusammen nennen wir sie das Emergency SMS-Modul. Im Folgenden erklären und veranschaulichen wir, wie Emergency SMS funktioniert.

Das Notfall-SMS-Modul unterstützt im Wesentlichen zwei verschiedene Arten von SMS. Die eine bezeichnen wir als Einweg-SMS. Dabei handelt es sich um eine Benachrichtigung darüber, was passiert ist und wie der Empfänger darauf reagieren soll. Die andere bezeichnen wir als 2-Wege-SMS, bei der dem Empfänger typischerweise eine Frage gestellt wird. “Bist du in Ordnung?”, “Befindest du dich am Einsatzort?”, “Verfügst du über eine bestimmte Kompetenz?” (die wir in dieser Situation benötigen).

 

Einrichten von Notfall-SMS in SureSMS

Um die besonderen Funktionen des Notruf-SMS-Moduls zu sehen, musst du es zunächst einschalten. Dazu gehst du wie folgt vor:

1. Melde dich bei deinem SureSMS-Konto an hier (Wenn du noch kein Konto hast, kannst du Ein kostenloses Konto erstellen)
2. Wähle im Menü auf der linken Seite den Hauptpunkt "Integrationen" (In dieser Anleitung verwenden wir dänische Wörter. Falls nötig, ändere die Sprache in der oberen rechten Ecke

3. Wähle unter dem Hauptpunkt "Integrationen" das Untermenü "Einstellungen". Siehe dazu den Screenshot auf der rechten Seite.
4. Setzen Sie anschließend ein Häkchen bei “Notfall-SMS” und klicken Sie auf „Speichern“

Jetzt, wo das Modul aktiviert ist, wirst du einige Änderungen im System sehen, die die verschiedenen Notfallsituationen unterstützen.

Ein- oder Zwei-Wege-SMS

In einer Notsituation musst du entscheiden, ob die zu versendende SMS beantwortbar sein soll. Hier gibt es kein richtig oder falsch, manchmal ist das eine sinnvoll und manchmal das andere. Wenn du nur über einen Vorfall informieren willst, ist die Einweglösung am besten. Wenn du eine Antwort brauchst, brauchst du eine Zwei-Wege-Lösung.

Ob es sich um eine Einweg- oder Zweiweg-SMS handelt, hängt von der Absender-ID ab, die Sie beim Versenden der Nachricht auswählen. Unten sehen Sie, dass der Benutzer drei Optionen zur Auswahl hat. Eine Telefonnummer, Alarm oder SMS-Dienst. Der SMS-Dienst kann verwendet werden, wenn es sich lediglich um eine Information handelt. Der Alarm kann bei Sicherheitsvorfällen verwendet werden, und die Telefonnummer wird verwendet, wenn die Empfänger auf die Nachricht antworten können sollen. Zwei-Wege-SMS erfordern eine eigene Nummer.

Wenn du dich auf die Verwendung von Notfall-SMS vorbereitest, musst du diese Absender-IDs berücksichtigen. Du kannst diese IDs auf der Seite Absender-ID (erfordert eine Anmeldung). Es ist eine gute Idee, dies während der Einrichtung zu tun.

Einweg-SMS

Wenn du eine Einweg-SMS senden möchtest, gehst du wie folgt vor: (siehe Screenshot unten)

1. Klicke in der oberen rechten Ecke auf "Optionen" und dann auf "Gruppe auswählen".
2. Wähle die Gruppen aus, für die die Informationen relevant sind
3. Schreibe die Nachricht in "Nachricht"
4. Wähle den richtigen Absender
5. Klicke auf "Senden".

Nachdem du die Nachricht wie oben beschrieben gesendet hast, kannst du im Menü “Nachrichten” den Punkt “Ausgang” aufrufen. Dort siehst du einen Bildschirm wie den unten abgebildeten. Neben jedem Empfänger kannst du sehen, ob die Nachricht auf dem Handy angekommen ist. Ist die Nachricht nicht auf dem Handy angekommen, musst du nach alternativen Möglichkeiten suchen, um die Person zu kontaktieren. Das könnte z. B. ein Anruf beim Empfänger sein.

Damit ist die Überprüfung der Einweg-SMS-Lösung abgeschlossen.

Du siehst dann einen Bildschirm wie diesen:

 

Zwei-Wege-SMS

Mit unserer Zwei-Wege-SMS-Lösung für Notfall-SMS werden einige zusätzliche Funktionen hinzugefügt. Die ersten Schritte des Versands sind identisch mit denen, die du beim einseitigen Versand durchläufst.

• Anstatt "Alarm" als Absender auszuwählen, wähle die Telefonnummer.
• Du musst das Kästchen "Notfall-SMS" ankreuzen

Es könnte zum Beispiel so aussehen:

Klicke nun auf Senden und genehmige den Versand. Die Nachrichten werden nun gesendet.

Du kannst nun zum Menüpunkt "Nachrichten" und dann zu "Notfall-SMS" gehen, wie im Screenshot hier gezeigt.

Du wirst dann einen Bericht sehen, der wie der folgende aussieht:

Für jeden Empfänger siehst du in der Spalte den Namen des Empfängers, die E-Mail-Adresse und die Gruppe, zu der der Empfänger gehörte. Außerdem siehst du ein benutzerdefiniertes Feld. Dies sind die Stammdaten zu jedem Empfänger. Hinzu kommt eine Spalte, in der du die Antwort des Empfängers sehen kannst. Wenn du auf das grüne Häkchen unter der Überschrift “Bestätigen” klickst, akzeptierst du die Antwort als in Ordnung und der Empfänger verschwindet aus der Liste. Auf diese Weise arbeitest du dich durch die Liste und am Ende bleiben nur noch die Personen übrig, die Hilfe benötigen.

Du kannst auch fragen - wer hat diese Kompetenz - und dann musst du dir nur die Antworten ansehen und nicht die einzelnen Antworten genehmigen.

So kann das Notfall-SMS-Modul in Notsituationen eingesetzt werden, um die Empfänger über ernste Situationen zu informieren und Antworten von ihnen zu erhalten.

Häufig gestellte Fragen zu Notfall-SMS

Kann „Beredskabs-SMS“ in AD oder Azure integriert werden?

Ja. SureSMS bietet eine direkte AD/Azure-Integration. In der Praxis entscheiden sich die meisten Kunden jedoch für eine automatische sFTP-Datenübertragung, da dies eine einfache und sichere Möglichkeit ist, Kontakte, Telefonnummern und Gruppen auf dem neuesten Stand zu halten. Gleichzeitig vermeidet man GDPR-Probleme, die durch die Übermittlung von Notfall-Daten über Drittanbieter-Dienste entstehen können. SureSMS verfügt auch über eine Zapier-Integration, für Notfall-Daten empfehlen wir jedoch in der Regel sFTP oder eine direkte Integration.

Was kostet der Notfall-SMS-Dienst?

Das Notfall-SMS-Modul selbst ist kostenlos. Wenn Sie die Rückantwortfunktion und den Zwei-Wege-SMS-Verkehr nutzen möchten, ist eine Zwei-Wege-Lösung mit einer eigenen Nummer erforderlich. Diese Lösung kostet 99 DKK pro Monat zuzüglich der üblichen SMS-Gebühren.

Können die Empfänger auf eine Notfall-SMS antworten?

Ja. Mit Zwei-Wege-SMS können die Empfänger direkt auf die Nachricht antworten, z. B. “OK”, “Brauche Hilfe” oder “Bin nicht vor Ort”. Die Antworten werden in SureSMS angezeigt, sodass Sie sich schnell einen Überblick verschaffen und die Personen nachverfolgen können, die Maßnahmen erfordern. Für die Rückantwort ist eine eigene Telefonnummer erforderlich.

Kann man Notfall-SMS von einem Mobiltelefon aus versenden?

Ja. Die gesamte SureSMS-Plattform, einschließlich der Notfall-SMS, kann über den Browser eines Mobiltelefons genutzt werden. Mit vordefinierten Gruppen und Vorlagen lässt sich eine Notfallnachricht sehr schnell und effizient versenden, auch wenn man nicht am Computer sitzt.

Kann man Gruppen im Voraus erstellen?

Ja. Das empfehlen wir. Ihr könnt im Voraus Gruppen bilden, beispielsweise nach Standort, Abteilung, Funktion, Kompetenzen oder Zuständigkeiten. In einem Notfall könnt ihr dann die entsprechende Gruppe auswählen und die Nachricht versenden, ohne die Empfänger erst manuell filtern oder suchen zu müssen.

Wie pflegt man die Daten ohne AD-Integration?

Wenn Sie AD/Azure AD nicht verwenden, empfehlen wir in der Regel einen festgelegten Prozess mit entweder automatischer sFTP-Übertragung, geplantem Dateiimport oder einer anderen Integration in Ihr bestehendes System. Das Wichtigste ist, dass Telefonnummern und Gruppen regelmäßig aktualisiert werden, damit die Notfallliste bereit ist, wenn sie gebraucht wird.

Bietet SureSMS Rabatte für NGOs an?

Nichtregierungsorganisationen und Verbände wie beispielsweise „Ældre Sagen“ können sich gerne an uns wenden, um einen konkreten Termin zu vereinbaren. Da Bedarf, Umfang und Integrationsanforderungen variieren können, finden wir für jeden Einzelfall die passende Lösung.

Wie empfehlen wir, das System in der Praxis in Notfällen einzusetzen?

Wir empfehlen, Notfall-SMS bereits vor Eintritt einer Situation vorzubereiten: Richten Sie relevante Gruppen ein, erstellen Sie Nachrichtenvorlagen, wählen Sie eine Absender-ID und eine eigene Nummer aus und legen Sie im Notfallplan fest, wer Nachrichten versenden darf. In der Situation selbst sollte der Benutzer die relevante Gruppe auswählen, eine genehmigte Vorlage auswählen, die Nachricht senden und anschließend den Zustellstatus sowie eventuelle Antworten in der Notfall-SMS-Übersicht verfolgen.

Wenn Sie daran interessiert sind, bezüglich dieses Moduls kontaktiert zu werden, füllen Sie bitte das untenstehende Formular aus.