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SMS d'urgence

Dans les situations d'urgence et les catastrophes, une communication efficace est essentielle pour sauver des vies et coordonner les efforts de sauvetage. À l'ère numérique des téléphones mobiles, les SMS se sont révélés être un canal de communication inestimable dans les situations d'urgence. Les messages SMS peuvent atteindre un large public rapidement et de manière fiable, quelle que soit la situation géographique.

Découvrez comment les SMS sont utilisés comme bouée de sauvetage dans les situations d'urgence, les nombreux avantages qu'ils apportent et les considérations importantes à prendre en compte lors de leur mise en œuvre. Nous examinerons également les meilleures pratiques pour garantir que les communications par SMS en situation d'urgence sont efficaces, précises et respectueuses de la vie privée. Voyons comment le SMS peut être un élément essentiel des plans d'urgence modernes et des opérations de sauvetage.

Avantages de l'utilisation des SMS dans les situations d'urgence

Dans un monde caractérisé par des risques complexes et des menaces imprévisibles, la préparation et la capacité à réagir rapidement sont essentielles pour protéger les vies, les biens et les communautés. Les situations d'urgence et les catastrophes peuvent survenir sans avertissement et requièrent une réponse immédiate de la part des autorités d'urgence, du personnel de secours et de la société civile dans son ensemble. Dans ces moments d'urgence, la communication joue un rôle absolument crucial et c'est là que le SMS a démontré sa valeur en tant que bouée de sauvetage fiable dans les situations d'urgence.

Le SMS (Short Message Service) existe depuis des décennies et était à l'origine une simple méthode d'envoi de messages textuels courts entre téléphones portables. Aujourd'hui, avec les progrès technologiques, le SMS est devenu un canal de communication efficace et polyvalent dans les situations d'urgence et de catastrophe. Dans cet article, nous examinerons les avantages significatifs de l'utilisation des SMS comme ligne de vie dans les situations d'urgence et la manière dont cette forme de communication a révolutionné la façon dont les autorités et les intervenants d'urgence peuvent réagir et coordonner leurs actions dans des circonstances urgentes.

Réponse rapide
93% de tous les messages SMS sont ouverts dans les 3 minutes. Dans les situations critiques, chaque minute peut compter. Le SMS est le moyen le plus efficace d'atteindre un grand nombre de personnes.

Couverture complète
Les smartphones et les téléphones portables peuvent recevoir des messages SMS. Tous les opérateurs les prennent en charge. Il n'y a donc pas de limitations techniques.

Possibilité de communication bidirectionnelle
Le SMS offre la possibilité de dialoguer. Où se trouve la personne, ce qui s'est passé, l'aide à apporter. Tout cela peut se faire en quelques secondes.

Communication personnalisée et directe
Dans les situations d'urgence, il est important que le message soit clair. Avec les SMS, il n'y a pas de distractions - c'est du texte brut, rien d'autre. Les destinataires savent donc exactement à quoi s'attendre.

Préparation du plan d'urgence

Un plan d'intervention d'urgence est important parce qu'il crée une approche structurée et coordonnée de la gestion des situations d'urgence. Il fournit des lignes directrices et des procédures qui peuvent minimiser les risques et les dommages et sauver des vies. Un plan d'urgence bien préparé augmente les chances d'une réponse efficace et rapide, ce qui est crucial dans les moments critiques où chaque seconde compte. Le travail préparatoire est donc de la plus haute importance.

Introduire les bons numéros de téléphone portable dans le système

La première chose à prendre en compte lorsque vous envisagez d'intégrer les SMS dans votre plan d'intervention d'urgence est de savoir comment obtenir et tenir à jour une liste des numéros de téléphone des personnes concernées. Dans certains cas, la liste sera constituée de bénévoles du festival, dans d'autres, de résidents et dans d'autres encore, d'un groupe cible différent.

Votre SMS d'urgence ne sera jamais plus efficace que les numéros de téléphone auxquels vous l'envoyez. C'est pourquoi il est important que vous disposiez des numéros adéquats et complets. Vous devez décider comment trouver ces numéros. Dans le cadre du module, nous avons créé un certain nombre d'options pour la mise à jour de ces numéros. Vous pouvez importer des fichiers contenant les numéros, vous pouvez télécharger les numéros via systèmes d'intégration par exemple. Zapier. Ces processus peuvent tous être automatisés afin que vous n'ayez pas à vous soucier de la mise à jour manuelle de la liste et que vous soyez prêt à l'envoyer dès que la situation se présente.

Créer des groupes corrects

Une fois que vous avez déterminé comment collecter tous les chiffres, vous devez vous demander s'il convient de les regrouper. Est-ce l'emplacement physique qui détermine les groupes, ou est-ce les domaines d'expertise ou les structures organisationnelles qui devraient déterminer votre regroupement.

Créer des modèles

Réfléchissez à la nécessité de créer des modèles pour les messages à envoyer. Si vous êtes conscient des situations qui peuvent survenir, cela peut être une bonne idée. Dans SureSMS Emergency SMS, nous avons inclus l'option de création de modèles, mais il se peut aussi que le modèle soit simplement inclus dans votre plan d'urgence.

Ajoutez les SMS à votre plan d'urgence

Dans le feu de l'action, il peut être facile d'oublier quelque chose, il est donc important que l'envoi de SMS fasse partie des listes de contrôle de votre plan d'urgence. N'oubliez pas de décrire comment, quoi et quand communiquer. Il est également important d'attribuer la responsabilité de la communication par SMS.

Préparation aux SMS avec SureSMS

Dans SureSMS, nous avons créé un ensemble d'outils très efficaces pour communiquer dans les situations d'urgence. Ces fonctions prennent en charge différents scénarios d'urgence. Collectivement, nous appelons cela le module SMS d'urgence. Nous expliquons et illustrons ci-dessous le fonctionnement du SMS d'urgence.

Le module SMS d'urgence prend en charge deux types de SMS différents. Le premier est ce que nous appelons un SMS unidirectionnel. Il s'agit d'une notification de ce qui s'est passé et de la manière dont le destinataire doit réagir à ce qui s'est passé. L'autre est ce que nous appelons un SMS bidirectionnel, dans lequel vous posez généralement une question au destinataire. Par exemple : "Vous allez bien ?", "Vous êtes sur place ?", "Vous avez une compétence particulière ?" (ce dont nous avons besoin dans cette situation). (dont nous avons besoin dans cette situation).

Configuration des SMS d'urgence dans SureSMS

La première chose à faire pour découvrir les fonctions spéciales du module SMS d'urgence est de l'activer. Pour ce faire, procédez comme suit :

Connectez-vous à votre compte SureSMS ici (si vous n'avez pas de compte, vous pouvez Créer un compte gratuit)

Dans le menu de gauche, sélectionnez l'élément principal "Intégrations" (Dans ce guide, nous utilisons des mots danois. Si nécessaire, changez la langue dans le coin supérieur droit.

SMS d'urgence - guide - 01 - sélectionner le menu

Sous le point principal "Intégrations", sélectionnez le sous-menu "Paramètres". Voir la capture d'écran à droite ici.

Cochez ensuite "SMS d'urgence" et cliquez sur Enregistrer

Orientation SMS d'urgence-02-cochez la case

Maintenant que le module est activé, vous verrez des changements dans le système qui prennent en charge les différentes situations d'urgence.

SMS unidirectionnel ou bidirectionnel

Dans une situation d'urgence, vous devez décider si le SMS à envoyer doit faire l'objet d'une réponse. Il n'y a pas de bon ou de mauvais choix en la matière, parfois l'un est logique, parfois l'autre. Si vous avez simplement besoin d'informer sur un incident, la solution à sens unique est la meilleure. Si vous avez besoin d'une réponse, vous devez opter pour une solution bidirectionnelle.

Ce qui détermine s'il s'agit d'un SMS unidirectionnel ou bidirectionnel, c'est l'identifiant de l'expéditeur que vous choisissez lors de l'envoi du message. Ci-dessous, vous pouvez voir que l'utilisateur a trois options. Un numéro de téléphone, une alarme ou un service SMS. Le service SMS peut être utilisé s'il s'agit d'une simple notification. L'alarme s'il s'agit d'un incident de sécurité et le numéro de téléphone s'il s'agit d'un message d'urgence bidirectionnel.

SMS d'urgence à sens unique ou à double sens

Lorsque vous vous préparez à utiliser les SMS d'urgence, vous devez tenir compte de ces identifiants d'expéditeur. Vous pouvez ajouter ces identifiants sur la page ID de l'expéditeur (nécessite une connexion). Il est conseillé d'effectuer cette opération lors de l'installation.

SMS unidirectionnel

Si vous choisissez d'envoyer un SMS à sens unique, voici comment procéder : (voir la capture d'écran ci-dessous)

Dans le coin supérieur droit, cliquez sur "Options", puis sur "Sélectionner un groupe".

Sélectionnez les groupes pour lesquels l'information est pertinente

Écrire le message dans "Message"

Sélectionner l'expéditeur correct

Cliquez sur "Envoyer".

Une fois que vous avez envoyé le message de la manière décrite ci-dessus, vous pouvez aller dans le menu "Messages" et sous "Boîte d'envoi". Vous verrez alors apparaître un écran comme celui ci-dessous. À côté de chaque destinataire, vous pouvez voir si le message a été transmis au téléphone. Si le message n'a pas été transmis au téléphone, vous devez trouver d'autres moyens de contacter la personne. Il peut s'agir, par exemple, d'appeler le destinataire.

Résultat de l'envoi du SMS - SMS d'urgence

Ceci conclut l'examen de la solution du SMS unidirectionnel.

Vous verrez alors un écran comme celui-ci :

SMS bidirectionnel

Notre solution d'envoi bidirectionnel de SMS d'urgence offre un certain nombre de fonctionnalités supplémentaires. Les premières étapes de l'envoi sont identiques à celles de l'envoi unidirectionnel.

Au lieu de sélectionner "Alarme" comme expéditeur, sélectionnez le numéro de téléphone.

Vous devez cocher la case "SMS d'urgence".

Par exemple, il pourrait ressembler à ceci :

Cliquez ensuite sur Envoyer et autorisez l'envoi. Les messages sont maintenant envoyés.

Vous pouvez maintenant aller dans l'élément de menu "Messages" et ensuite dans "SMS d'urgence" comme le montre la capture d'écran ici.

Vous obtiendrez alors un rapport qui ressemble à celui ci-dessous :

Pour chaque destinataire, vous pouvez voir dans la colonne le nom du destinataire, l'adresse électronique, le groupe dans lequel le destinataire se trouvait. En outre, vous pouvez voir un champ personnalisé. Il s'agit des données de base de chaque destinataire. En outre, une colonne vous permet de voir la réponse du destinataire. En cliquant sur la mouche verte sous le titre "Approuver", vous acceptez la réponse et le destinataire disparaît de la liste. De cette manière, vous vous frayez un chemin dans la liste et vous finissez par trouver les personnes qui ont besoin d'aide.

Vous pouvez également choisir de demander - qui a cette compétence - et vous n'aurez alors qu'à regarder les réponses et non à approuver les réponses individuelles.

Le module SMS d'urgence peut donc être utilisé dans des situations d'urgence pour informer les destinataires de situations graves et obtenir des réponses de leur part.

Si vous souhaitez être contacté au sujet de ce module, veuillez remplir le formulaire ci-dessous.