Hem
/
Lösningar för industrin
/
SMS vid nödsituationer

Innehållet i denna artikel

Lägg till en rubrik för att börja generera innehållsförteckningen

SMS vid nödsituationer

I nödsituationer och vid katastrofer är effektiv kommunikation avgörande för att rädda liv och samordna räddningsinsatser. I denna digitala tidsålder med mobiltelefoner har SMS visat sig vara en ovärderlig kommunikationskanal i nödsituationer. SMS-meddelanden kan snabbt och tillförlitligt nå ut till en bred publik, oavsett geografisk plats.

Läs om hur SMS används som en livlina i nödsituationer, de många fördelar det medför och vad som är viktigt att tänka på när man implementerar det. Vi kommer också att titta på bästa praxis för att säkerställa att SMS-kommunikation i nödsituationer är effektiv, korrekt och respekterar integriteten. Låt oss dyka ner i hur SMS kan vara en avgörande komponent i modern katastrofplanering och räddningsinsatser.

Fördelar med att använda SMS i nödsituationer

I en värld som kännetecknas av komplexa risker och oförutsägbara hot är beredskap och förmåga att reagera snabbt avgörande för att skydda liv, egendom och samhällen. Nödsituationer och katastrofer kan inträffa utan förvarning och kräver omedelbara insatser från räddningsmyndigheter, räddningspersonal och civilsamhället i stort. I dessa brådskande ögonblick spelar kommunikation en helt avgörande roll och det är här SMS har visat sitt värde som en pålitlig livlina i nödsituationer.

SMS, eller Short Message Service, har funnits i årtionden och användes ursprungligen som en enkel metod för att skicka korta textmeddelanden mellan mobiltelefoner. I takt med att tekniken har utvecklats har SMS blivit en effektiv och mångsidig kommunikationskanal i nödsituationer och vid katastrofer. I den här artikeln ska vi utforska de stora fördelarna med att använda SMS som en livlina i nödsituationer och hur denna kommunikationsform har revolutionerat hur myndigheter och räddningspersonal kan reagera och samordna sig i akuta situationer.

Snabbt svar
93% av alla SMS-meddelanden öppnas inom 3 minuter. I kritiska situationer kan varje minut räknas. SMS är det mest effektiva sättet att nå ut till många människor.

Fullständig täckning
Både smartphones och dumma telefoner kan ta emot SMS-meddelanden. Alla operatörer stöder det. Det innebär att det inte finns några tekniska begränsningar.

Möjlighet till tvåvägskommunikation
SMS ger möjlighet att föra en dialog. Var befinner sig personen, vad har hänt, vilken hjälp ska erbjudas. Allt detta kan ske på några sekunder.

Personlig och direkt kommunikation
När man kommunicerar i nödsituationer är det viktigt att budskapet går fram på ett tydligt sätt. Med SMS finns det inga distraktioner - det är ren text och inget annat. Det innebär att mottagaren vet exakt vad han eller hon kan förvänta sig.

Förberedelse av beredskapsplanen

En beredskapsplan är viktig eftersom den skapar ett strukturerat och samordnat tillvägagångssätt för att hantera nödsituationer. Den innehåller riktlinjer och rutiner som kan minimera risker och skador och rädda liv. En väl förberedd beredskapsplan ökar chanserna för en effektiv och snabb insats, vilket är avgörande i kritiska lägen när varje sekund räknas. Förberedelsearbetet är därför av yttersta vikt.

Få in rätt mobilnummer i systemet

Det första man bör tänka på när man funderar på att införliva SMS i sin beredskapsplan är hur man ska få tag på och underhålla en lista med relevanta personers telefonnummer. I vissa fall kommer listan att bestå av festivalvolontärer, i andra fall av invånare och i ytterligare andra fall av en annan målgrupp.

Ditt nöd-SMS kommer aldrig att vara mer effektivt än de telefonnummer du skickar till. Det är därför det är viktigt att du har rätt och fullständiga nummer. Du måste bestämma hur du ska hitta dessa nummer. Som en del av modulen har vi skapat ett antal alternativ för uppdatering av dessa nummer. Du kan importera filer med numren, du kan ladda upp numren via integrationssystem Som till exempel. Zapier. Alla dessa processer kan automatiseras så att du inte behöver oroa dig för att manuellt uppdatera listan, utan är redo att skicka ut den så snart situationen uppstår.

Skapa rätt grupper

När du har kommit på hur du ska samla in alla siffror måste du fundera på om de ska grupperas. Är det fysiska platser som avgör grupperna, eller är det kompetensområden eller organisationsstrukturer som ska avgöra gruppindelningen.

Skapa mallar

Fundera på om du behöver skapa mallar för de meddelanden som ska skickas. Om du är medveten om vilka situationer som kan uppstå kan det vara en bra idé. I SureSMS Emergency SMS har vi inkluderat möjligheten att skapa mallar, men det kan också vara så att mallen helt enkelt ska ingå i din krisplan.

Lägg till SMS i din krisplan

I stridens hetta kan det vara lätt att glömma något, så det är viktigt att skicka SMS är en del av checklistorna i din krisplan. Kom ihåg att beskriva hur, vad och när ni ska kommunicera. Det är också viktigt att fördela ansvaret för SMS-kommunikationen.

SMS-beredskap med SureSMS

I SureSMS har vi skapat en uppsättning mycket effektiva verktyg för kommunikation i nödsituationer. Dessa funktioner stöder olika nödscenarier. Sammantaget kallar vi det för Emergency SMS-modulen. Nedan förklarar och illustrerar vi hur Emergency SMS fungerar.

Modulen Emergency SMS stöder två olika typer av SMS. Den ena är vad vi kallar ett envägs-SMS. Det är ett meddelande om vad som har hänt och hur mottagaren ska hantera det som har hänt. Det andra är vad vi kallar ett 2-vägs SMS och här ställer du vanligtvis en fråga till mottagaren. "Är du okej?", "Är du på plats?", "Har du en specifik kompetens?" (som vi behöver i den här situationen).

Konfigurera nöd-SMS i SureSMS

Det första du behöver göra för att se specialfunktionerna i modulen Emergency SMS är att slå på den. Detta gör du på följande sätt:

Logga in på ditt SureSMS-konto här (om du inte har ett konto kan du Skapa ett kostnadsfritt konto)

I menyn till vänster väljer du huvudposten "Integrations" (I den här guiden använder vi danska ord. Ändra vid behov språket i det övre högra hörnet

Under huvudposten "Integrationer" väljer du undermenyn "Inställningar". Se skärmdump till höger här.

Markera sedan "Emergency SMS" och klicka på Spara

Nu när modulen är aktiverad kommer du att se vissa förändringar i systemet som stöder de olika nödsituationerna.

Enkel- eller dubbelriktad SMS

I en nödsituation måste du ta ställning till om det SMS som ska skickas ut ska vara svarbart. Det finns inget rätt eller fel här, ibland är det ena vettigt och ibland det andra. Om du bara behöver informera om en incident är envägslösningen bäst. Om du behöver ett svar tillbaka behöver du en tvåvägslösning.

Det som avgör om det är ett enkelriktat eller dubbelriktat SMS är vilket avsändar-ID du väljer när du skickar meddelandet. Nedan kan du se att användaren har tre alternativ. Ett telefonnummer, Larm eller SMS-tjänst. SMS-tjänst kan användas om det bara är en notifiering. Larm om det är en säkerhetsincident och telefonnummer om det är ett tvåvägs nödmeddelande.

När du förbereder dig för att använda nöd-SMS måste du ta hänsyn till dessa avsändar-ID. Du kan lägga till dessa ID:n på Avsändar-ID (kräver inloggning). Det är en bra idé att göra detta under installationen.

Enkelriktat SMS

Om du väljer att skicka ett enkelriktat SMS gör du så här: (se skärmdump nedan)

I det övre högra hörnet klickar du på "Alternativ" och sedan på "Välj grupp".

Välj de grupper som informationen är relevant för

Skriv meddelandet i "Meddelande"

Välj rätt avsändare

Klicka på "Skicka".

När du har skickat meddelandet på ovanstående sätt kan du gå till menyn "Meddelanden" och under den "Utkorg". Här kommer du att se en skärm som den nedan. Bredvid varje mottagare kan du se om meddelandet har levererats till telefonen. Om meddelandet inte har levererats till telefonen måste du hitta alternativa sätt att kontakta personen. Det kan t.ex. vara att ringa upp mottagaren.

Detta avslutar genomgången av den enkelriktade SMS-lösningen.

Du kommer då att se en skärm som denna:

Dubbelriktat SMS

Med vår tvåvägs SMS-lösning för nöd-SMS tillkommer ett antal extra funktioner. De första stegen i sändningen är identiska med dem som du går igenom för enkelriktad sändning.

I stället för att välja "Alarm" som avsändare väljer du telefonnumret.

Du måste kryssa i rutan "Emergency SMS".

Det kan till exempel se ut så här:

Klicka nu på Skicka och godkänn sändning. Meddelandena kommer nu att skickas.

Du kan nu gå till menyalternativet "Meddelanden" och sedan till "Nöd-SMS" som visas i skärmdumpen här.

Du kommer då att se en rapport som ser ut som den här nedan:

För varje mottagare kan du i kolumnen se mottagarens namn, e-postadress, vilken grupp mottagaren var med i. Dessutom kan du se ett anpassat fält. Detta är masterdata om varje mottagare. Dessutom finns det en kolumn där du kan se svaret från mottagaren. Genom att klicka på den gröna flugan under rubriken "Approve" accepterar du svaret som ok och mottagaren försvinner från listan. På så sätt arbetar man sig igenom listan och hamnar så småningom hos de personer som behöver hjälp.

Du kan också välja att fråga - vem har den här kompetensen - och då behöver du bara titta på svaren och inte godkänna de enskilda svaren.

Modulen Emergency SMS kan alltså användas i nödsituationer för att informera mottagarna om allvarliga situationer och få svar tillbaka från mottagarna.

Om du är intresserad av att bli kontaktad om denna modul, vänligen fyll i formuläret nedan.