SMS de emergência

Em situações de emergência e catástrofes, uma comunicação eficaz é crucial para salvar vidas e coordenar os esforços de salvamento. Nesta era digital dos telemóveis, o SMS provou ser um canal de comunicação inestimável em situações de emergência. As mensagens SMS podem chegar a uma vasta audiência de forma rápida e fiável, independentemente da localização geográfica.

Leia como o SMS é utilizado como uma tábua de salvação em situações de emergência, os muitos benefícios que traz e as considerações importantes ao implementá-lo. Também analisaremos as melhores práticas para garantir que as comunicações de emergência por SMS são eficazes, exactas e respeitam a privacidade. Vamos ver como o SMS pode ser um componente crucial do planeamento de emergência moderno e das operações de salvamento.

Vantagens da utilização de SMS em situações de emergência

Num mundo caracterizado por riscos complexos e ameaças imprevisíveis, a preparação e a capacidade de resposta rápida são essenciais para proteger vidas, bens e comunidades. As emergências e as catástrofes podem ocorrer sem aviso prévio e exigem uma resposta imediata das autoridades de emergência, do pessoal de salvamento e da sociedade civil em geral. Nestes momentos urgentes, a comunicação desempenha um papel absolutamente crítico e é aqui que o SMS tem demonstrado o seu valor como uma linha de vida fiável em situações de emergência.

O SMS, ou Serviço de Mensagens Curtas, existe há décadas e foi originalmente utilizado como um método simples de envio de mensagens de texto curtas entre telemóveis. Atualmente, com o avanço da tecnologia, o SMS surgiu como um canal de comunicação eficaz e versátil em situações de emergência e catástrofes. Neste artigo, vamos explorar os benefícios significativos da utilização do SMS como uma linha de vida em situações de emergência e como esta forma de comunicação revolucionou a forma como as autoridades e as equipas de emergência podem responder e coordenar em circunstâncias urgentes.

Resposta rápida
93% de todas as mensagens SMS são abertas no prazo de 3 minutos. Em situações críticas, cada minuto pode contar. O SMS é a forma mais eficaz de chegar a muitas pessoas.

Cobertura completa
Tanto os smartphones como os dumbphones podem receber mensagens SMS. Todos os operadores o suportam. Isto significa que não existem limitações técnicas.

Possibilidade de comunicação bidirecional
O SMS oferece a oportunidade de estabelecer um diálogo. Onde está a pessoa, o que aconteceu, que ajuda deve ser oferecida. Tudo isto pode acontecer em segundos.

Comunicação personalizada e direta
Quando se comunica em situações de emergência, é importante que a mensagem seja transmitida com clareza. Com o SMS, não há distracções - é texto simples - nada mais. Isto significa que os destinatários sabem exatamente o que esperar.

Preparação do plano de emergência

Um plano de resposta a emergências é importante porque cria uma abordagem estruturada e coordenada para lidar com emergências. Fornece diretrizes e procedimentos que podem minimizar os riscos e danos e salvar vidas. Um plano de emergência bem preparado aumenta as hipóteses de uma resposta eficaz e rápida, o que é crucial em momentos críticos em que todos os segundos contam. Por conseguinte, o trabalho preparatório é da maior importância.

Introduzir os números de telemóvel certos no sistema

A primeira coisa a considerar quando se pensa em incorporar o SMS no seu plano de resposta a emergências é como obter e manter a lista de números de telefone das pessoas relevantes. Nalguns casos, a lista será de voluntários do festival, noutros casos será de residentes e noutros ainda será um grupo-alvo diferente.

O seu SMS de emergência nunca será mais eficaz do que os números de telefone para os quais envia. É por isso que é importante que tenha os números corretos e completos. SureSMS oferece integração direta AD/Azure, mas na prática muitos clientes escolhem uma transferência automática de dados sFTP. Esta é frequentemente uma forma simples e segura de manter os contactos, números de telefone e grupos actualizados, evitando ao mesmo tempo os desafios do RGPD ao enviar dados de resposta a emergências através de serviços de terceiros. O SureSMS também tem integração com o Zapier, mas para dados de emergência recomendamos normalmente o sFTP ou uma integração direta.

Criar grupos corretos

Depois de ter descoberto como recolher todos os números, é necessário considerar se devem ser agrupados. É a localização física que determina os grupos, ou são as áreas de especialização ou as estruturas organizacionais que devem determinar o agrupamento.

Criar modelos

Pense se precisa de criar modelos para as mensagens a enviar. Se estiver ciente das situações que podem surgir, pode ser uma boa ideia. No SureSMS Emergency SMS incluímos a opção de criar modelos, mas também pode ser que o modelo seja simplesmente incluído no seu plano de emergência.

Adicionar SMS ao seu plano de emergência

No calor da batalha pode ser fácil esquecer-se de alguma coisa, por isso é importante que o envio de SMS faça parte das suas listas de verificação no seu plano de emergência. Lembre-se de descrever como, o quê e quando comunicar. Também é importante atribuir a responsabilidade pela comunicação por SMS.

Preparação para SMS com SureSMS

No SureSMS, criámos um conjunto de ferramentas altamente eficazes para comunicar em situações de emergência. Estas funcionalidades suportam diferentes cenários de emergência. Coletivamente, chamamos-lhe o módulo SMS de Emergência. De seguida, explicamos e ilustramos como funciona o SMS de Emergência.

O módulo SMS de emergência suporta fundamentalmente dois tipos diferentes de SMS. Um é o que designamos por SMS unidirecional. Trata-se de uma notificação do que aconteceu e de como o destinatário deve lidar com o sucedido. O outro é o que designamos por SMS bidirecional e, neste caso, o utilizador faz normalmente uma pergunta ao destinatário. “Estás bem?”, “Estás no local?”, “Tens alguma competência específica?” (de que precisamos nesta situação).

 

Configurar o SMS de emergência no SureSMS

A primeira coisa que tem de fazer para ver as caraterísticas especiais do módulo SMS de emergência é ligá-lo. Para tal, procede-se da seguinte forma:

1. Inicie sessão na sua conta SureSMS aqui (se não tiver uma conta, pode Criar uma conta gratuita)
2. No menu da esquerda, selecione o item principal "Integrações" (neste guia utilizamos palavras em dinamarquês. Se necessário, altere a língua no canto superior direito

3. No item principal "Integrações", selecione o submenu "Definições". Veja a captura de ecrã à direita aqui.
4. Em seguida, selecione “SMS de emergência” e clique em Guardar

Agora que o módulo está ativado, verá algumas alterações no sistema que suportam as diferentes situações de emergência.

SMS unidirecional ou bidirecional

Numa situação de emergência, é necessário decidir se o SMS a enviar deve ser respondível. Não existe um certo e um errado nesta matéria, por vezes faz sentido uma coisa e outras vezes a outra. Se apenas precisa de informar sobre um incidente, a solução unidirecional é a melhor. Se precisar de uma resposta, precisa de uma solução bidirecional.

O que determina se se trata de um SMS unidirecional ou bidirecional é o ID do remetente que escolhe quando envia a mensagem. Abaixo, pode ver que o utilizador tem três opções. Um número de telefone, Alarme ou Serviço SMS. O Serviço SMS pode ser utilizado se se tratar apenas de uma notificação. O alarme pode ser utilizado para incidentes de segurança e o número de telefone é utilizado quando os destinatários precisam de poder responder à mensagem. Os SMS bidireccionais requerem um número dedicado.

Quando se prepara para utilizar o SMS de emergência, deve ter em conta estas IDs de remetente. Pode adicionar estes IDs na secção ID do remetente (requer login). É uma boa ideia fazer isto durante a configuração.

SMS unidirecional

Se optar por enviar um SMS unidirecional, é assim que o faz: (ver imagem do ecrã abaixo)

1. No canto superior direito, clique em "Opções" e, em seguida, em "Selecionar grupo".
2. Selecionar os grupos para os quais a informação é relevante
3. Escrever a mensagem em "Mensagem"
4. Escolher o remetente correto
5. Clique em "Enviar".

Depois de ter enviado a mensagem como descrito acima, pode ir ao menu “Mensagens” e, por baixo, “Caixa de saída”. Aqui verá um ecrã como o que se segue. Ao lado de cada destinatário, pode ver se a mensagem foi entregue no telemóvel. Se a mensagem não tiver sido entregue no telefone, é necessário encontrar formas alternativas de contactar a pessoa. Pode ser, por exemplo, telefonando para o destinatário.

Conclui-se assim a análise da solução SMS unidirecional.

Aparecerá então um ecrã como este:

 

SMS bidirecional

Com a nossa solução de SMS bidirecional para SMS de emergência, são acrescentadas várias funcionalidades extra. Os primeiros passos do envio são idênticos aos do envio unidirecional.

• Em vez de selecionar "Alarme" como remetente, selecione o número de telefone.
• É necessário assinalar a caixa "SMS de emergência

Por exemplo, poderia ter o seguinte aspeto:

Agora clique em Enviar e autorize o envio. As mensagens serão agora enviadas.

Pode agora ir para o item de menu "Mensagens" e depois para "SMS de emergência", como mostra a captura de ecrã aqui.

Aparecerá então um relatório semelhante ao que se segue:

Para cada destinatário, na coluna, pode ver o nome do destinatário, o endereço de correio eletrónico e o grupo em que o destinatário se encontrava. Além disso, pode ver um campo personalizado. Trata-se de dados principais sobre cada destinatário. Além disso, existe uma coluna onde pode ver a resposta do destinatário. Ao clicar na mosca verde sob o título “Aprovar”, aceita a resposta como correta e o destinatário desaparece da lista. Desta forma, vai percorrendo a lista e acaba por encontrar as pessoas que precisam de ajuda.

Também pode optar por perguntar - quem tem esta competência - e depois só precisa de ver as respostas e não de aprovar as respostas individuais.

Assim, o módulo SMS de emergência pode ser utilizado em situações de emergência para informar os destinatários sobre situações graves e obter respostas dos destinatários.

Perguntas frequentes sobre SMS de emergência

O SMS de emergência pode ser integrado no AD ou no Azure?

Sim. O SureSMS oferece integração direta AD/Azure. Na prática, no entanto, a maioria dos clientes escolhe uma transferência automática de dados por SFTP porque é uma forma simples e segura de manter contactos, números de telefone e grupos actualizados. Ao mesmo tempo, o envio de dados de resposta de emergência através de serviços de terceiros evita os desafios do RGPD. O SureSMS também tem integração Zapier, mas para dados de emergência recomendamos normalmente sFTP ou uma integração direta.

Quanto custa o SMS de emergência?

O módulo SMS de emergência em si não tem qualquer custo. Se pretender utilizar o retorno de chamada e o SMS bidirecional, é necessária uma solução bidirecional com um número dedicado. Esta solução custa 99 DKK por mês mais o tráfego regular de SMS.

Os destinatários podem responder a um SMS de emergência?

Sim. Com o SMS bidirecional, os destinatários podem responder diretamente à mensagem, por exemplo, “OK”, “Preciso de ajuda” ou “Não estou no local”. As respostas são apresentadas no SureSMS, para que possa obter rapidamente uma visão geral e acompanhar as pessoas que necessitam de ação. As chamadas de retorno requerem um número de telefone dedicado.

Os SMS de emergência podem ser utilizados a partir de um telemóvel?

Sim. Toda a plataforma SureSMS, incluindo o SMS de emergência, pode ser utilizada a partir de um telemóvel através do browser. Com grupos e modelos pré-selecionados, uma mensagem de emergência pode ser enviada de forma muito rápida e eficiente, mesmo quando longe de um computador.

É possível criar grupos antecipadamente?

Sim, nós recomendamos. Recomendamo-lo. Pode pré-criar grupos com base, por exemplo, na localização, departamento, função, competências ou responsabilidades. Em caso de emergência, pode selecionar o grupo relevante e enviar a mensagem sem ter de filtrar ou encontrar destinatários manualmente.

Como é que mantém as informações sem a integração do AD?

Se não utilizar o AD/Azure AD, recomendamos normalmente um processo fixo com transferência automática por sFTP, importação programada de ficheiros ou outra integração no seu sistema existente. Mais importante ainda, os números de telefone e os grupos devem ser mantidos actualizados de forma contínua, para que a lista de resposta a emergências esteja pronta quando precisar dela.

A SureSMS tem algum desconto para ONGs?

As ONG e as organizações como a DaneAge podem contactar-nos para um acordo específico. As necessidades, os volumes e os requisitos de integração podem variar, pelo que encontraremos a solução correta caso a caso.

Como é que se recomenda a utilização prática do sistema em situações de emergência?

Recomendamos que o SMS de emergência seja preparado antes da ocorrência da situação: criar grupos relevantes, criar modelos de mensagens, selecionar a ID do remetente e o número dedicado e descrever no plano de emergência quem pode enviar mensagens. Na situação em si, o utilizador deve selecionar o grupo relevante, escolher um modelo aprovado, enviar a mensagem e, em seguida, seguir o estado de entrega e quaisquer respostas na visão geral do SMS de emergência.

Se estiver interessado em ser contactado sobre este módulo, preencha o formulário abaixo.