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Journalisation des SMS

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Journalisation des messages SMS

Les autorités administratives ont l'obligation de tenir un journal des documents envoyés ou reçus dans le cadre du traitement des dossiers dans les opérations de l'autorité.

L'obligation ne s'applique qu'aux documents qui sont pertinents pour une affaire ou pour le traitement de l'affaire en général. Les documents internes et externes sous leur forme finale sont couverts par l'obligation.

Cela signifie que si un employé d'une autorité envoie ou reçoit un SMS en rapport avec une affaire, il doit être enregistré. Il peut y avoir des difficultés et différentes solutions pour remplir l'obligation d'enregistrement, qui peuvent être trouvées sur les sites web publics pertinents, tels que Le Médiateur sur l'obligation de tenir des registres. 

Les défis

Les difficultés liées à la journalisation des SMS sont propres à ce moyen de communication. La principale difficulté réside dans le fait que le message SMS est transmis sur une plate-forme sur laquelle le service informatique local n'a que peu de contrôle. Il passe par un réseau autonome où il n'est pas possible pour le service informatique d'intercepter les messages.

Sur le téléphone lui-même, la protection du consommateur est primordiale. Il n'est donc pas possible d'installer un logiciel qui intercepte les communications.

Plus précisément, les défis sont les suivants :

  • Pas de contrôle sur l'appareil

  • Pas de contrôle sur le réseau

  • Pas d'option de journalisation automatique

Lorsqu'il s'agit d'un courrier électronique ou d'un dialogue dans des forums de contact, l'utilisateur et le service informatique ont tous deux une meilleure possibilité de marquer et d'enregistrer le message.

Défis à relever

Solutions existantes

D'après notre expérience, la façon dont les autorités résolvent le plus souvent le problème est de demander aux employés de faire une capture d'écran des messages, de s'envoyer la capture d'écran par courrier électronique et de faire le journal à partir du courrier électronique. Cette méthode transfère la responsabilité à l'employé, qui doit y consacrer du temps, risque de ne pas y arriver et de ne pas être en mesure d'effectuer le travail. Supprime les messages  Par erreur.

Une autre solution que nous avons entendue consiste à dire à l'employé de ne pas envoyer de messages textuels susceptibles d'affecter le traitement du dossier. Cela n'est pas possible car les messages envoyés et reçus doivent être enregistrés, et l'employé n'a pas le contrôle de ce que les citoyens lui envoient. Deuxièmement, pour certains groupes d'employés, il peut être carrément difficile de faire leur travail, par exemple s'ils travaillent avec des jeunes vulnérables.

Certaines autorités ont intégré les SMS dans leurs systèmes de gestion des dossiers. Si les systèmes peuvent à la fois envoyer et recevoir des SMS, il peut s'agir d'une bonne solution viable. Cependant, nous constatons que dans le monde réel, il est souvent nécessaire de pouvoir envoyer des messages SMS lorsque vous n'avez pas ouvert votre téléphone portable. système de gestion des dossiers..

 

Notre solution - enregistrer les SMS depuis votre téléphone

SureSMS a la chance unique d'avoir accès à son propre centre SMS. Cela signifie que nous pouvons capturer les messages SMS lorsqu'ils sont envoyés et reçus avant qu'ils ne soient livrés au téléphone. Cela signifie que nous sommes en mesure de journaliser les messages sans que les employés n'aient à faire quoi que ce soit, qu'il s'agisse de messages SMS entrants ou sortants.

Le fonctionnement est le suivant : l'employé reçoit une e-sim supplémentaire installée sur son téléphone. Ce numéro est utilisé pour envoyer et recevoir des messages SMS. Il s'agit d'un numéro SureSMS et, grâce à nos intégrations approfondies, nous avons la capacité de capturer les messages SMS. Ces messages sont généralement transmis au système de journal de l'autorité. Dans le système de journal, des règles peuvent être définies pour déterminer quand un SMS doit être enregistré.

Toutefois, vous choisirez généralement d'enregistrer tous les messages SMS, car ils ne représentent qu'une très petite quantité de données. Le prix d'une solution complète commence à environ 40 000 DKK pour 100 numéros.

En savoir plus

Remplissez le formulaire ci-dessous et nous prendrons contact avec vous.

    Envoyer des SMS avec l'API

    Notre solution - Journalisation des SMS sur PC

    Pour que la communication entre les municipalités, les institutions, les autorités et les citoyens fonctionne, il est essentiel que les messages et les informations soient à la fois reçus ET lus ! Des études montrent que la grande majorité des messages SMS sont lus par le destinataire, ce qui fait des messages SMS une forme de communication rapide et fiable.

    Grâce à une passerelle SMS, les organismes publics peuvent garder le contrôle et se conformer aux exigences en matière d'archivage.

    Avantages et bénéfices

      • Journalisation intégrée. Grâce à notre portail web, vous disposez toujours d'une documentation pour tous les messages envoyés aux citoyens ou aux employés.

     

      • Les messages de service et les rappels de rendez-vous par SMS constituent un excellent service pour les citoyens et les utilisateurs, tout en réduisant le nombre d'annulations et le gaspillage de ressources. Utilisez des messages SMS générés automatiquement ou contrôlez l'envoi vous-même via notre interface web.

     

      • Toutes les communications entre le client et nos serveurs sont cryptées à l'aide des dernières technologies de cryptage SSL. Cela permet d'envoyer en toute sécurité des informations personnelles sensibles par l'intermédiaire de SureSMS.

     

      • Pas d'abonnements coûteux. Nous ne facturons que le nombre de messages que vous envoyez. La facturation est gratuite et il est facile de payer via le numéro EAN.

     

    Ce qui précède n'est qu'une sélection de nos caractéristiques. Mais il y en a bien d'autres. Jetez un coup d'œil à notre pages de présentation suresms.com pour s'en inspirer.

    Vue d'ensemble et documentation complète via le portail web SureSMS

    Depuis notre portail web, vous pouvez facilement vous connecter et envoyer des messages SMS à des utilisateurs via votre ordinateur. De là, il est facile d'envoyer des messages à des groupes, de planifier des envois et de fusionner des noms dans les messages.

    Vous avez également une vue d'ensemble des messages envoyés, qui sont stockés ici à des fins de journalisation ou de documentation. Vous avez toujours une vue d'ensemble du contenu et de l'heure d'envoi et de réception des messages.

    Fournir des services aux institutions publiques et aux municipalités

    Au fil des ans, nous avons livré des SMS à de nombreuses institutions publiques et avons une grande expérience de la collaboration avec elles : bibliothèques, prisons d'État, centres de technologie d'assistance, agences gouvernementales et bien plus encore. Les institutions publiques ont besoin de communiquer avec un large échantillon de la population, mais le prix, la qualité et la sécurité DOIVENT être de premier ordre. Nous disposons de l'expertise nécessaire pour fournir une passerelle solide et flexible, facile à utiliser.

    Envoi à partir de plusieurs numéros

    Votre organisation a besoin d'envoyer des messages à partir de plusieurs numéros de téléphone, ou vous avez besoin d'un login flexible pour que plusieurs employés puissent envoyer des messages à partir d'un utilisateur spécifique ? C'est facile à faire via notre portail en ligne.

    Voici quelques exemples de la façon dont nos clients utilisent aujourd'hui notre service de SMS en ligne :

    • Une organisation syndicale danoise utilise notre service SMS en ligne pour envoyer des bulletins d'information à ses clients. Il est évidemment plus facile d'envoyer de longues lettres d'information via le clavier plus grand d'un ordinateur, et cela vous permet également de joindre des liens avec des articles pertinents pour les membres de l'organisation.
    • Une association de chasseurs zélandaise a ouvert un compte sur notre passerelle. Comme les membres de l'association organisent les chasses à tour de rôle, ils ont tous un accès au compte de l'association à partir duquel ils envoient des messages sur les chasses à venir aux autres membres.
    • Une compagnie de chauffage utilise notre passerelle pour informer les habitants des interruptions de l'approvisionnement. Par exemple, lorsque le chauffage est coupé en raison de réparations dans une zone donnée, les numéros de téléphone sont extraits du système de la compagnie de chauffage et collés sur notre site web, où ils peuvent simplement envoyer un message à tous les ménages concernés.
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