Hem
/
Egenskaper och funktioner
/
Journalisering av SMS

Journalisering av SMS-meddelanden

Förvaltningsmyndigheter har en skyldighet att diarieföra handlingar som skickas eller tas emot i samband med ärendehandläggning i myndighetens verksamhet.

Skyldigheten gäller endast handlingar som har betydelse för ett ärende eller ärendehanteringen i övrigt. Såväl interna som externa handlingar i slutlig form omfattas av skyldigheten.

Det innebär att om en anställd på en myndighet skickar eller tar emot ett sms som är relevant för ett ärende måste det loggas. Det kan finnas utmaningar och olika lösningar för att uppfylla loggningsskyldigheten, som kan hittas på relevanta offentliga webbplatser, till exempel Ombudsmannen om skyldigheten att föra register.

Utmaningarna

Utmaningarna när det gäller att journalföra SMS är att det finns vissa utmaningar som är unika för mediet. Den största utmaningen är att SMS-meddelandet levereras på en plattform där den lokala IT-avdelningen har liten kontroll. Det levereras via ett autonomt nätverk där det inte är möjligt för IT-avdelningen att fånga upp meddelandena.

På själva telefonen är konsumentskyddet av största vikt, så det är inte möjligt att installera programvara som avlyssnar kommunikationer.

Specifikt är utmaningarna:

Ingen kontroll över enheten

Ingen kontroll över nätverket

Inget alternativ för automatisk journalisering

När det gäller e-post eller dialog i kontaktforum har både användaren och IT-avdelningen bättre möjlighet att markera och logga meddelandet.

Befintliga lösningar

Enligt vår erfarenhet löser myndigheterna oftast problemet genom att be medarbetarna att ta en skärmdump av meddelandena, skicka skärmdumpen till sig själva via e-post och sedan föra anteckningar från e-postmeddelandet. Detta innebär att ansvaret överförs till medarbetaren, som måste lägga tid på det, kanske inte får det gjort och kanske Raderar meddelanden Av misstag.

En annan lösning som vi har hört är att medarbetaren blir tillsagd att inte skicka sms som kan påverka ärendehanteringen. Detta är inte möjligt eftersom både skickade och mottagna meddelanden måste loggas och medarbetaren inte har kontroll över vad medborgarna skickar till dem. För det andra kan det för vissa medarbetargrupper vara direkt svårt att utföra sitt arbete, till exempel om de arbetar med utsatta ungdomar.

Vissa myndigheter har integrerat SMS i sina ärendehanteringssystem. Om systemen kan både skicka och ta emot kan detta vara en bra och genomförbar lösning. Vi ser dock att det i verkligheten ofta finns ett behov av att kunna skicka SMS när man inte har öppnat sin ärendehanteringssystem..

Vår lösning - loggning av SMS från din telefon

SureSMS är i den unika positionen att vi har tillgång till vårt eget SMS-center. Det innebär att vi kan fånga upp SMS-meddelanden när de skickas och tas emot innan de levereras till telefonen. Det innebär att vi kan journalföra meddelandena utan att medarbetarna behöver göra något, både inkommande och utgående SMS.

Det fungerar så att den anställde får ett extra e-sim installerat på sin telefon. Detta nummer används för att skicka och ta emot SMS-meddelanden. Det är ett SureSMS-nummer och tack vare våra djupa integrationer har vi möjlighet att fånga upp SMS-meddelandena. Dessa meddelanden kommer vanligtvis att vidarebefordras till myndighetens journalsystem. I journalsystemet kan regler sättas upp för när ett SMS ska loggas.

Du kommer dock vanligtvis att välja att logga alla SMS-meddelanden eftersom de är mycket små när det gäller data. Priset för en komplett lösning börjar på cirka 40.000 DKK inklusive 100 nummer.

Vill du veta mer?

Fyll i formuläret nedan så hör vi av oss till dig.

Vår lösning - SMS-journalföring på PC

För att kommunikationen mellan kommuner, institutioner, myndigheter och medborgare ska fungera är det avgörande att meddelanden och information både tas emot OCH läses! Studier visar att de allra flesta SMS läses av mottagaren, vilket gör SMS till en snabb och pålitlig kommunikationsform.

Med en SMS-gateway kan offentliga organisationer hålla koll på läget och uppfylla kraven på arkivering.

Förmåner och fördelar

- Inbyggd journalföring. Genom vår webbportal har du alltid dokumentation för alla meddelanden som skickas till medborgare eller anställda.

- Servicemeddelanden och påminnelser om möten via SMS är en bra service för medborgare och användare samtidigt som det ger färre avbokningar och mindre slöseri med resurser. Använd autogenererade SMS-meddelanden eller styr utskicket själv via vårt webbgränssnitt.

- All kommunikation mellan kunden och våra servrar är krypterad med den senaste SSL-krypteringen. Detta gör det säkert att skicka känslig personlig information via SureSMS.

- Inga dyra abonnemang. Vi tar bara betalt för det antal meddelanden som du faktiskt skickar. Faktureringen är gratis och det är enkelt att betala via EAN-nummer.

Ovanstående är ett urval av våra funktioner. Men det finns många fler. Ta en titt på våra funktionssidor på suresms.com för inspiration.

Fullständig översikt och dokumentation via SureSMS webbportal

Från vår webbportal kan du enkelt logga in och skicka SMS till användare via din dator. Härifrån är det enkelt att skicka meddelanden till grupper, schemalägga utskick och flätar in namn i meddelandena.

Här har du också full överblick över de meddelanden som skickas, och meddelandena lagras här för journalföring eller dokumentation. Du har alltid överblick över både innehåll och tidpunkt för sändning och mottagning av meddelanden.

Leveranser till både statliga institutioner och kommuner

Genom åren har vi levererat SMS till många offentliga institutioner och har lång erfarenhet av att arbeta med dem: bibliotek, statliga fängelser, hjälpmedelscentraler, myndigheter och mycket mer. Offentliga institutioner måste kunna kommunicera med en bred del av befolkningen, samtidigt som pris, kvalitet och säkerhet måste vara i toppklass. Vi har expertisen för att leverera en solid och flexibel gateway som är enkel att använda.

Skicka från flera nummer

Behöver din organisation skicka från flera telefonnummer, eller behöver du en flexibel inloggning så att flera anställda kan skicka från en specifik användare? Det är enkelt att göra via vår onlineportal.

Här kan du läsa några exempel på hur våra kunder använder vår online SMS-tjänst idag:

En dansk facklig organisation använder vår SMS-tjänst online för att skicka ut nyhetsbrev till sina kunder. Det är naturligtvis lättare att skicka ut långa nyhetsbrev via datorns större tangentbord, och det går också att bifoga länkar med relevanta artiklar till organisationens medlemmar.
En jaktorganisation på Själland har skapat ett konto på vår Gateway. Eftersom medlemmarna i föreningen turas om att organisera jakten har de alla en inloggning till föreningens konto från vilket de skickar meddelanden om kommande jakter till de andra medlemmarna.
Ett värmebolag använder vår gateway för att meddela boende om leveransstörningar. När värmen till exempel stängs av på grund av reparationer i ett visst område hämtas telefonnumren från värmebolagets system och klistras in på vår webbplats där de enkelt kan skicka ett meddelande till alla berörda hushåll.