Registro de mensajes SMS

Las autoridades administrativas tienen la obligación de registrar en un diario los documentos enviados o recibidos en relación con la tramitación de asuntos en las operaciones de la autoridad.

La obligación sólo se aplica a los documentos pertinentes para un caso o para la tramitación de un caso en general. Tanto los documentos internos como los externos en formato final están cubiertos por la obligación.

Esto significa que si un empleado de una autoridad envía o recibe un SMS que es relevante para un caso, debe registrarse. El cumplimiento de la obligación de registro puede plantear dificultades y dar lugar a distintas soluciones, sobre las que puede informarse en los sitios web públicos pertinentes, tales como El Defensor del Pueblo sobre la obligación de conservar registros.

Los retos

Los retos que plantea el envío de SMS son exclusivos de este medio. El mayor reto es que el mensaje SMS se entrega en una plataforma en la que el departamento de TI local tiene poco control. Se entrega a través de una red autónoma en la que no es posible que el departamento de TI intercepte los mensajes.

En el propio teléfono, la protección del consumidor es primordial, por lo que no es posible instalar software que intercepte las comunicaciones.

En concreto, los retos son:

No hay control sobre el dispositivo

Sin control sobre la red

No hay opción de diario automático

Cuando se trata del correo electrónico o del diálogo en los foros de contacto, tanto el usuario como el departamento informático tienen más posibilidades de marcar y registrar el mensaje.

Soluciones existentes

Según nuestra experiencia, la forma en que las autoridades suelen resolver el problema es pedir a los empleados que hagan una captura de pantalla de los mensajes, se la envíen a sí mismos por correo electrónico y, desde el correo electrónico, hagan el diario. Esto transfiere la responsabilidad al empleado, que tiene que dedicarle tiempo, puede que no lo consiga y puede que Borra los mensajes Por error.

Otra solución que hemos oído es que se diga al empleado que no envíe mensajes de texto que puedan afectar a la tramitación del caso. Esto no es posible porque tanto los mensajes enviados como los recibidos deben registrarse, y el empleado no controla lo que le envían los ciudadanos. En segundo lugar, para algunos grupos de empleados puede resultar francamente difícil hacer su trabajo, por ejemplo, si trabajan con jóvenes vulnerables.

Algunas autoridades han integrado los SMS en sus sistemas de gestión de casos. Si los sistemas pueden enviar y recibir, puede ser una solución buena y viable. Sin embargo, vemos que en el mundo real a menudo es necesario poder enviar mensajes SMS cuando no se ha abierto el sistema de gestión de casos..

Nuestra solución: registrar los SMS de tu teléfono

SureSMS se encuentra en la posición única de tener acceso a nuestro propio centro de SMS. Esto significa que podemos capturar los mensajes SMS a medida que se envían y reciben antes de que lleguen al teléfono. Esto significa que podemos registrar los mensajes sin que los empleados tengan que hacer nada, tanto los mensajes SMS entrantes como los salientes.

Funciona de la siguiente manera: el empleado recibe una e-sim adicional instalada en su teléfono. Este número se utiliza para enviar y recibir mensajes SMS. Se trata de un número SureSMS y, gracias a nuestras profundas integraciones, tenemos la capacidad de capturar los mensajes SMS. Estos mensajes se reenviarán normalmente al sistema de diario de la autoridad. En el sistema de diario, pueden establecerse reglas para determinar cuándo debe registrarse un SMS.

Sin embargo, lo normal es optar por registrar todos los mensajes SMS, ya que su volumen de datos es muy reducido. El precio de una solución completa empieza en unas 40.000 coronas danesas, incluidos 100 números.

Más información

Rellene el siguiente formulario y nos pondremos en contacto con usted.

Nuestra solución: la agenda SMS en el PC

Para que la comunicación entre municipios, instituciones, autoridades y ciudadanos funcione, es crucial que los mensajes y la información se reciban ¡Y se lean! Los estudios demuestran que la gran mayoría de los mensajes SMS son leídos por el destinatario, lo que los convierte en una forma de comunicación rápida y fiable.

Con una pasarela de SMS, las organizaciones públicas pueden estar al tanto de todo y cumplir los requisitos de mantenimiento de registros.

Beneficios y ventajas

- Diario incorporado. A través de nuestro portal web siempre dispondrá de documentación de todos los mensajes enviados a los ciudadanos o empleados.

- Los mensajes de servicio y los recordatorios de citas por SMS son un gran servicio para los ciudadanos y usuarios, al tiempo que garantizan menos cancelaciones y menos desperdicio de recursos. Utilice mensajes SMS autogenerados o controle usted mismo el envío a través de nuestra interfaz web.

- Toda la comunicación entre el cliente y nuestros servidores está encriptada utilizando la última tecnología de encriptación SSL. Esto hace que sea seguro enviar información personal sensible a través de SureSMS.

- Sin suscripciones caras. Sólo cobramos tarifas SMS por el número de mensajes que realmente envía. La facturación es gratuita y es fácil pagar a través del número EAN.

Esta es una selección de nuestras prestaciones. Pero hay muchas más. Eche un vistazo a nuestro páginas destacadas en suresms.com para inspirarte.

Vista general completa y documentación a través del portal web SureSMS

Desde nuestro portal web, puedes conectarte fácilmente y enviar mensajes SMS a los usuarios a través de tu ordenador. Desde aquí, es fácil enviar mensajes a grupos, programar envíos y combinar nombres en los mensajes.

Aquí también tienes una visión completa de los mensajes que se envían, y los mensajes se almacenan aquí con fines de diario o documentación. Siempre tendrá una visión general tanto del contenido como de la hora de envío y recepción de los mensajes.

Prestación de servicios tanto a instituciones estatales como a municipios

A lo largo de los años, hemos suministrado SMS a muchas instituciones públicas y tenemos una amplia experiencia de trabajo con ellas: bibliotecas, prisiones estatales, centros de tecnología asistencial, organismos gubernamentales y mucho más. Las instituciones públicas necesitan comunicarse con un amplio sector de la población, mientras que el precio, la calidad y la seguridad DEBEN ser de primera categoría. Tenemos la experiencia necesaria para ofrecer una pasarela sólida, flexible y fácil de usar.

Enviar desde varios números

¿Necesita su organización enviar desde varios números de teléfono, o necesita un inicio de sesión flexible para que varios empleados puedan enviar desde un usuario específico? Puede hacerlo fácilmente a través de nuestro portal en línea.

Aquí puedes leer algunos ejemplos de cómo nuestros clientes utilizan hoy nuestro servicio de SMS en línea:

Una organización sindical danesa utiliza nuestro servicio de SMS en línea para enviar boletines a sus clientes. Obviamente, es más fácil enviar boletines largos a través del teclado más grande de un ordenador, y además permite adjuntar enlaces con artículos relevantes para los miembros de la organización.
Una organización de caza de Zelanda ha creado una cuenta en nuestro portal. Como los miembros de la asociación se turnan para organizar las cacerías, todos tienen un acceso a la cuenta de la asociación desde el que envían mensajes sobre las próximas cacerías a los demás miembros.
Una empresa de calefacción utiliza nuestra pasarela para notificar a los residentes las interrupciones del suministro. Por ejemplo, cuando se corta la calefacción por reparaciones en una zona determinada, los números de teléfono se extraen del sistema de la empresa de calefacción y se pegan en nuestro sitio web, desde donde pueden enviar un mensaje a todos los hogares afectados.