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Protokollierung von SMS

Protokollierung von SMS-Nachrichten

Verwaltungsbehörden sind verpflichtet, Dokumente, die im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Fällen im Betrieb der Behörde versandt oder empfangen werden, zu protokollieren.

Die Verpflichtung gilt nur für Dokumente, die für einen Fall oder die Fallbearbeitung im Allgemeinen relevant sind. Sowohl interne als auch externe Dokumente in endgültiger Form fallen unter die Verpflichtung.

Das heißt, wenn ein/e Mitarbeiter/in einer Behörde eine SMS sendet oder empfängt, die für einen Fall relevant ist, muss sie protokolliert werden. Es kann Herausforderungen und verschiedene Lösungen geben, um der Protokollierungspflicht nachzukommen. Diese können auf den entsprechenden öffentlichen Websites gefunden werden, wie zum Beispiel Der Ombudsmann über die Pflicht, Aufzeichnungen zu führen.

Die Herausforderungen

Die Herausforderungen beim Versand von SMS bestehen darin, dass es einige Besonderheiten des Mediums gibt. Die größte Herausforderung besteht darin, dass die SMS-Nachrichten über eine Plattform übermittelt werden, auf die die lokale IT-Abteilung kaum Einfluss hat. Sie wird über ein autonomes Netzwerk zugestellt, in dem die IT-Abteilung die Nachrichten nicht abfangen kann.

Auf dem Telefon selbst steht der Verbraucherschutz an erster Stelle, deshalb ist es nicht möglich, Software zu installieren, die die Kommunikation abfängt.

Konkret geht es um folgende Herausforderungen:

Keine Kontrolle über das Gerät

Keine Kontrolle über das Netzwerk

Keine Option für automatisches Journalling

Wenn es um E-Mails oder Dialoge in Kontaktforen geht, haben sowohl die Nutzer/innen als auch die IT-Abteilung eine bessere Möglichkeit, die Nachricht zu markieren und zu protokollieren.

Bestehende Lösungen

Unserer Erfahrung nach lösen die Behörden das Problem am häufigsten, indem sie die Beschäftigten bitten, einen Screenshot der Nachrichten zu machen, den Screenshot per E-Mail an sich selbst zu schicken und von der E-Mail aus die Aufzeichnungen zu erstellen. Dadurch wird die Verantwortung auf den Mitarbeiter übertragen, der dafür Zeit aufwenden muss, es vielleicht nicht schafft und möglicherweise Löscht die Nachrichten Aus Versehen.

Eine andere Lösung, die wir gehört haben, ist, dass der Mitarbeiter angewiesen wird, keine Textnachrichten zu senden, die die Fallbearbeitung beeinflussen könnten. Das ist nicht möglich, weil sowohl gesendete als auch empfangene Nachrichten protokolliert werden müssen und der/die Beschäftigte keine Kontrolle darüber hat, was Bürger/innen ihm/ihr schicken. Zweitens kann es für manche Beschäftigtengruppen geradezu schwierig sein, ihre Arbeit zu erledigen, zum Beispiel, wenn sie mit gefährdeten Jugendlichen arbeiten.

Einige Behörden haben SMS in ihre Fallmanagementsysteme integriert. Wenn die Systeme sowohl senden als auch empfangen können, kann das eine gute und praktikable Lösung sein. Wir sehen jedoch, dass es in der Praxis oft notwendig ist, SMS-Nachrichten zu senden, wenn du deine E-Mail nicht geöffnet hast. Fallverwaltungssystem..

Unsere Lösung - SMS von deinem Telefon protokollieren

SureSMS ist in der einzigartigen Lage, Zugang zu unserem eigenen SMS-Zentrum zu haben. Das bedeutet, dass wir die gesendeten und empfangenen SMS-Nachrichten erfassen können, bevor sie an das Telefon übermittelt werden. Das bedeutet, dass wir in der Lage sind, die Nachrichten zu protokollieren, ohne dass die Beschäftigten etwas tun müssen, sowohl eingehende als auch ausgehende SMS-Nachrichten.

Die Funktionsweise besteht darin, dass der Arbeitnehmer eine zusätzliche E-SIM-Nummer auf seinem Telefon installiert bekommt. Diese Nummer wird zum Senden und Empfangen von SMS-Nachrichten verwendet. Es handelt sich dabei um eine SureSMS-Nummer, und dank unserer tiefgreifenden Integrationen können wir die SMS-Nachrichten erfassen. Diese Nachrichten werden normalerweise an das Journalsystem der Behörde weitergeleitet. Im Journalsystem können Regeln festgelegt werden, wann eine SMS protokolliert werden soll.

In der Regel wirst du dich jedoch dafür entscheiden, alle SMS-Nachrichten zu protokollieren, da sie in Bezug auf die Datenmenge sehr klein sind. Der Preis für eine Komplettlösung beginnt bei etwa 40.000 DKK inklusive 100 Nummern.

Willst du mehr wissen?

Fülle das untenstehende Formular aus und wir werden uns mit dir in Verbindung setzen.

Unsere Lösung - SMS-Journaling auf dem PC

Damit die Kommunikation zwischen Gemeinden, Institutionen, Behörden und Bürgern funktioniert, ist es entscheidend, dass Nachrichten und Informationen sowohl empfangen UND gelesen werden! Studien zeigen, dass die überwiegende Mehrheit der SMS-Nachrichten vom Empfänger gelesen wird, was SMS-Nachrichten zu einer schnellen und zuverlässigen Form der Kommunikation macht.

Mit einem SMS-Gateway können öffentliche Einrichtungen den Überblick behalten und die Aufzeichnungspflichten erfüllen.

Nutzen und Vorteile

- Integrierte Protokollierung. Über unser Webportal hast du immer eine Dokumentation für alle Nachrichten, die an Bürger oder Mitarbeiter gesendet werden.

- Servicenachrichten und Terminerinnerungen per SMS sind ein toller Service für Bürger und Nutzer und sorgen für weniger Absagen und weniger Ressourcenverschwendung. Nutze automatisch generierte SMS-Nachrichten oder steuere den Versand selbst über unser Webinterface.

- Die gesamte Kommunikation zwischen dem Kunden und unseren Servern wird mit der neuesten SSL-Verschlüsselung verschlüsselt. Das macht es sicher, sensible persönliche Informationen über SureSMS zu versenden.

- Keine teuren Abonnements. Wir berechnen nur die SMS-Tarife für die Anzahl der Nachrichten, die du tatsächlich versendest. Die Abrechnung ist kostenlos und du kannst ganz einfach per EAN-Nummer bezahlen.

Das ist nur eine Auswahl unserer Funktionen. Aber es gibt noch viel mehr. Wirf einen Blick auf unsere Feuilleton auf suresms.com für Inspiration.

Vollständige Übersicht und Dokumentation über das SureSMS Webportal

Von unserem Webportal aus kannst du dich ganz einfach einloggen und über deinen Computer SMS-Nachrichten an Nutzer senden. Von hier aus ist es ganz einfach, Nachrichten an Gruppen zu senden, Sendungen zu planen und Namen in die Nachrichten einzubinden.

Hier hast du auch einen vollständigen Überblick über die gesendeten Nachrichten und die Nachrichten werden hier zu Protokollierungs- oder Dokumentationszwecken gespeichert. Du hast immer einen Überblick über den Inhalt und den Zeitpunkt des Versendens und Empfangens von Nachrichten.

Belieferung von staatlichen Institutionen und Gemeinden

Im Laufe der Jahre haben wir viele öffentliche Einrichtungen mit SMS beliefert und verfügen über umfangreiche Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit ihnen: Bibliotheken, staatliche Gefängnisse, Hilfsmittelzentren, Regierungsbehörden und vieles mehr. Öffentliche Einrichtungen müssen mit einem breiten Querschnitt der Bevölkerung kommunizieren, wobei Preis, Qualität und Sicherheit erstklassig sein MÜSSEN. Wir haben das Know-how, um ein solides und flexibles Gateway zu liefern, das einfach zu bedienen ist.

Von mehreren Nummern senden

Muss dein Unternehmen von mehreren Telefonnummern aus senden oder brauchst du einen flexiblen Login, damit mehrere Mitarbeiter von einem bestimmten Benutzer aus senden können? Das kannst du ganz einfach über unser Online-Portal erledigen.

Hier findest du einige Beispiele dafür, wie unsere Kunden unseren Online-SMS-Service heute nutzen:

Eine dänische Gewerkschaftsorganisation nutzt unseren Online-SMS-Service, um Newsletter an Kunden zu verschicken. Es ist natürlich einfacher, lange Newsletter über die größere Tastatur eines Computers zu verschicken, und es ermöglicht auch, Links mit relevanten Artikeln an die Mitglieder der Organisation anzuhängen.
Eine Jagdorganisation in Neuseeland hat ein Konto auf unserem Gateway eingerichtet. Da die Mitglieder der Vereinigung abwechselnd die Jagden organisieren, haben sie alle ein Login für das Konto der Vereinigung, von dem aus sie Nachrichten über bevorstehende Jagden an die anderen Mitglieder senden.
Ein Heizungsunternehmen nutzt unser Gateway, um die Bewohner über Versorgungsunterbrechungen zu informieren. Wenn z.B. die Heizung wegen Reparaturen in einem bestimmten Gebiet abgestellt wird, werden die Telefonnummern aus dem System des Heizungsunternehmens herausgezogen und auf unserer Website eingefügt, wo sie einfach eine Nachricht an alle betroffenen Haushalte schicken können.