Hjem
/
Funksjoner og egenskaper
/
Journalisering av SMS

Journalisering av SMS-meldinger

Forvaltningsmyndigheter har plikt til å journalføre dokumenter som sendes eller mottas i forbindelse med saksbehandlingen i myndighetens virksomhet.

Plikten gjelder kun dokumenter som er relevante for en sak eller saksbehandlingen for øvrig. Både interne og eksterne dokumenter i endelig form er omfattet av plikten.

Det betyr at dersom en ansatt i en myndighet sender eller mottar en SMS som er relevant for en sak, skal den loggføres. Det kan være utfordringer og ulike løsninger for å oppfylle loggføringsplikten, som du kan finne på relevante offentlige nettsteder, for eksempel Ombudsmannen om plikten til å føre journal.

Utfordringene

Utfordringene når det gjelder journalisering av SMS er at det er noen utfordringer som er unike for mediet. Den største utfordringen er at SMS-meldingen leveres på en plattform der den lokale IT-avdelingen har liten kontroll. Den leveres gjennom et autonomt nettverk der det ikke er mulig for IT-avdelingen å fange opp meldingene.

På selve telefonen er forbrukerbeskyttelse viktigst, så det er ikke mulig å installere programvare som avlytter kommunikasjon.

De konkrete utfordringene er

Ingen kontroll over enheten

Ingen kontroll over nettverket

Ingen mulighet for automatisk journalføring

Når det gjelder e-post eller dialog i kontaktfora, har både brukeren og IT-avdelingen bedre mulighet til å merke og loggføre meldingen.

Eksisterende løsninger

Vår erfaring er at den vanligste måten myndighetene løser problemet på, er å be medarbeiderne ta en skjermdump av meldingene, sende skjermdumpen til seg selv via e-post, og så skrive ned fra e-posten. Dette overfører ansvaret til den ansatte, som må bruke tid på det, kanskje ikke får det gjort, og kanskje Sletter meldingene Ved en feiltakelse.

En annen løsning vi har hørt, er at den ansatte får beskjed om å ikke sende tekstmeldinger som kan påvirke saksbehandlingen. Dette er ikke mulig fordi både sendte og mottatte meldinger må logges, og den ansatte har ikke kontroll på hva innbyggerne sender til dem. For det andre kan det for noen ansattgrupper være direkte vanskelig å gjøre jobben sin, for eksempel hvis de jobber med sårbare unge mennesker.

Noen myndigheter har integrert SMS i saksbehandlingssystemene sine. Hvis systemene både kan sende og motta, kan dette være en god og gjennomførbar løsning. Vi ser imidlertid at det i den virkelige verden ofte er behov for å kunne sende SMS-meldinger når man ikke har åpnet saksbehandlingssystem..

Vår løsning - loggføring av SMS fra telefonen din

SureSMS er i den unike posisjonen at vi har tilgang til vårt eget SMS-senter. Det betyr at vi kan fange opp SMS-meldinger etter hvert som de sendes og mottas, før de leveres til telefonen. Det betyr at vi kan journalføre meldingene uten at de ansatte trenger å gjøre noe, både innkommende og utgående SMS-meldinger.

Det fungerer slik at den ansatte får et ekstra e-sim installert på telefonen sin. Dette nummeret brukes til å sende og motta SMS-meldinger. Dette er et SureSMS-nummer, og på grunn av våre dype integrasjoner har vi muligheten til å fange opp SMS-meldingene. Disse meldingene vil vanligvis bli videresendt til myndighetens journalsystem. I journalsystemet kan det settes opp regler for når en SMS skal logges.

Typisk vil man imidlertid velge å logge alle SMS-meldinger fordi de er svært små datamessig. Prisen for en komplett løsning starter på rundt 40 000 danske kroner inkludert 100 numre.

Vil du vite mer?

Fyll ut skjemaet nedenfor, så tar vi kontakt med deg.

Vår løsning - SMS-journalføring på PC

For at kommunikasjonen mellom kommuner, institusjoner, myndigheter og innbyggere skal fungere, er det avgjørende at meldinger og informasjon både blir mottatt OG lest! Undersøkelser viser at de aller fleste SMS-meldinger blir lest av mottakeren, noe som gjør SMS-meldinger til en rask og pålitelig kommunikasjonsform.

Med en SMS-gateway kan offentlige organisasjoner holde oversikten og overholde kravene til journalføring.

Fordeler og fordeler

- Innebygd journalføring. Gjennom vår webportal har du alltid dokumentasjon for alle meldinger som sendes til innbyggere eller ansatte.

- Servicemeldinger og påminnelser om avtaler via SMS er en god service for innbyggere og brukere, samtidig som det sikrer færre avbestillinger og mindre sløsing med ressurser. Bruk autogenererte SMS-meldinger eller styr utsendelsen selv via vårt webgrensesnitt.

- All kommunikasjon mellom kunden og serverne våre er kryptert ved hjelp av den nyeste SSL-krypteringen. Dette gjør det trygt å sende sensitive personopplysninger via SureSMS.

- Ingen dyre abonnementer. Vi tar kun betalt for det antallet meldinger du faktisk sender. Fakturering er gratis, og det er enkelt å betale via EAN-nummer.

Ovennevnte er et utvalg av våre funksjoner. Men det finnes mange flere. Ta en titt på vår funksjonssider på suresms.com for inspirasjon.

Full oversikt og dokumentasjon via SureSMS-nettportalen

Fra vår webportal kan du enkelt logge deg inn og sende SMS-meldinger til brukere via datamaskinen din. Herfra er det enkelt å sende meldinger til grupper, planlegge utsendelser og flette inn navn i meldingene.

Her har du også full oversikt over meldingene som er sendt, og meldingene lagres her for journalføring eller dokumentasjon. Du har alltid oversikt over både innhold og tidspunkt for sending og mottak av meldinger.

Leverer til både statlige institusjoner og kommuner

I årenes løp har vi levert SMS til mange offentlige institusjoner og har lang erfaring med å samarbeide med dem: biblioteker, statsfengsler, hjelpemiddelsentraler, offentlige etater og mye mer. Offentlige institusjoner har behov for å kommunisere med et bredt tverrsnitt av befolkningen, samtidig som pris, kvalitet og sikkerhet MÅ være i toppklasse. Vi har ekspertisen som skal til for å levere en solid og fleksibel gateway som er enkel å bruke.

Send fra flere numre

Har din organisasjon behov for å sende fra flere telefonnumre, eller trenger du en fleksibel innlogging slik at flere ansatte kan sende fra en bestemt bruker? Det gjøres enkelt via vår nettportal.

Her kan du lese noen eksempler på hvordan kundene våre bruker SMS-tjenesten vår i dag:

En dansk fagforening bruker vår nettbaserte SMS-tjeneste til å sende ut nyhetsbrev til sine kunder. Det er selvsagt enklere å sende ut lange nyhetsbrev via datamaskinens større tastatur, og det gir også mulighet til å legge ved lenker med relevante artikler til organisasjonens medlemmer.
En jaktforening på Sjælland har opprettet en konto på vår Gateway. Ettersom medlemmene i foreningen bytter på å organisere jaktene, har de alle en innlogging til foreningens konto hvorfra de sender meldinger om kommende jakter til de andre medlemmene.
Et varmeselskap bruker vår gateway til å varsle innbyggerne om avbrudd i forsyningen. Når for eksempel varmen blir slått av på grunn av reparasjoner i et gitt område, hentes telefonnumrene ut av varmeselskapets system og limes inn på nettstedet vårt, der de enkelt kan sende en melding til alle berørte husstander.