- Hem
- /
- Funktioner
- /
- SMS journalföring
Journalisering av SMS-meddelanden
Förvaltningsmyndigheter har en skyldighet att registrera handlingar som skickas eller tas emot i samband med ärendehandläggning i myndighetens verksamhet.
Skyldigheten gäller endast handlingar som är av betydelse för ett ärende eller ärendehandläggningen i övrigt. Såväl interna som externa handlingar i slutlig form omfattas av skyldigheten.
Det innebär att om en anställd på en myndighet skickar eller tar emot ett SMS som är relevant för ett ärende så ska det loggas. Det kan finnas utmaningar och olika lösningar för att uppfylla skyldigheten att journalföra, och detta kan man läsa om på relevanta offentliga webbplatser, t.ex. Ombudsmannen om skyldigheten att föra register.
Utmaningarna
Utmaningarna när det gäller SMS journaling är att det finns en del utmaningar som är unika för mediet. Den största utmaningen är att leveransen av SMS-meddelandet sker på en plattform som den lokala IT-avdelningen har liten kontroll över. Det levereras via ett autonomt nätverk där det inte är möjligt för IT-avdelningen att fånga upp meddelandena.
På själva telefonen är konsumentskyddet av största vikt, så det är inte möjligt att installera programvara som avlyssnar kommunikationen.
I synnerhet utmaningarna:
- Ingen kontroll över enheten
- Ingen kontroll över nätverket
- Ingen möjlighet till automatisk journalföring
När det gäller e-post eller dialog i kontaktforum har både användaren och IT-avdelningen en bättre möjlighet att markera och logga meddelandet.
Befintliga lösningar
Enligt vår erfarenhet löser myndigheterna oftast problemet genom att be de anställda att ta en skärmdump av meddelandena, skicka skärmdumpen till sig själva via e-post och sedan göra loggningen från e-postmeddelandet. Detta överför ansvaret till den anställde, som måste spendera tid på det, kanske inte får det gjort, och kanske raderar meddelandena av misstag.
En annan lösning som vi har hört är att medarbetaren uppmanas att inte skicka några textmeddelanden som kan påverka ärendehanteringen. Detta är inte möjligt eftersom både skickade och mottagna meddelanden måste loggas, och den anställde har inte kontroll över vad medborgarna skickar till dem. Å andra sidan kan det för vissa grupper av anställda vara direkt svårt att utföra sitt arbete, t.ex. om de arbetar med utsatta ungdomar.
Vissa myndigheter har integrerat SMS i sina ärendehanteringssystem. Om systemen kan både sända och ta emot kan detta vara en bra och genomförbar lösning. Vi inser dock att det i den verkliga världen ofta finns ett behov av att kunna skicka SMS när man inte har öppnat sin ärendehanteringssystem..
Vår lösning - SMS-loggning från din telefon
SureSMS har den unika positionen att vi har tillgång till ett eget SMS-center. Det innebär att vi kan fånga SMS-meddelanden både när de skickas och tas emot innan de levereras till telefonen. Det innebär att vi kan journalföra meddelandena utan att de anställda behöver göra något, både de inkommande och utgående SMS-meddelandena.
Det går till så att den anställde får ett extra e-sim installerat på sin telefon. Detta nummer används för att skicka och ta emot SMS. Detta är ett SureSMS-nummer och tack vare våra djupa integrationer kan vi fånga upp SMS-meddelandena. Dessa meddelanden vidarebefordras vanligtvis till myndighetens journalsystem. I journalsystemet kan man sätta upp regler för när ett SMS ska loggas.
Vanligtvis väljer man dock att logga alla SMS eftersom de är mycket små datamängder. Priset för en komplett lösning börjar på ca 40.000 DKK inklusive 100 nummer.
Vill du veta mer?
Fyll i formuläret nedan så kontaktar vi dig.
Vår lösning - SMS-journalföring på PC
För att kommunikationen mellan kommuner, institutioner, myndigheter och medborgare ska fungera är det oerhört viktigt att meddelanden och information både kommer fram OCH blir läst! Undersökningar visar att de allra flesta SMS-meddelanden läses av mottagaren, vilket gör SMS till en snabb och pålitlig kommunikationsform.
Med en SMS-gateway kan offentliga institutioner behålla överblicken och uppfylla kraven på registerhållning.
Fördelar
- Inbyggd journalföring. Via vår webbportal har du alltid dokumentation för alla meddelanden som skickas till medborgare eller anställda.
- Servicemeddelanden och tidspåminnelser via SMS är en bra service för medborgare och användare samtidigt som det garanterar färre avbokningar och mindre slöseri med resurser. Använd automatiskt genererade SMS-meddelanden eller hantera utskicken själv via vårt webbgränssnitt.
- All kommunikation mellan kunden och våra servrar är krypterad med den senaste SSL-krypteringen. Detta gör det säkert att skicka känsliga personuppgifter via SureSMS.
- Inga dyra abonnemang. Vi tar bara betalt för det antal meddelanden som du faktiskt skickar. Fakturering är gratis och det är enkelt att betala via EAN-nummer.
Ovanstående är ett urval av våra funktioner. Men det finns många fler. Kolla in vår sidor med funktioner på suresms.com för inspiration.
Fullständig översikt och dokumentation via SureSMS webbportal
Från vår webbportal kan du enkelt logga in och skicka SMS till användare från din dator. Härifrån kan du snabbt skicka meddelanden till grupper, schemalägga utskick och slå ihop namn i meddelanden.
Här har du också en fullständig översikt över de meddelanden som skickas, och meddelandena ligger kvar här för loggning eller dokumentation. Du har alltid en överblick över både innehåll och tid för att skicka och ta emot meddelanden.
Betjänar både statliga institutioner och kommuner
Under årens lopp har vi levererat SMS till många offentliga institutioner och har därför stor erfarenhet av att arbeta med dem: bibliotek, fängelser, hjälpmedelscentraler, myndigheter och mycket mer. Offentliga institutioner behöver kommunicera med ett brett tvärsnitt av befolkningen, samtidigt som pris, kvalitet och säkerhet MÅSTE vara i toppklass. Vi har kompetensen att leverera en solid, flexibel gateway som är enkel att använda.
Skicka från flera nummer
Behöver din arbetsplats skicka från flera telefonnummer, eller behöver du en flexibel inloggning så att flera anställda kan skicka från en specifik användare? Det är enkelt med vår onlineportal.
Här kan du läsa några exempel på hur våra kunder för närvarande använder vår SMS-tjänst online:
- En av de danska branschorganisationerna använder vår online SMS-tjänst för att skicka ut nyhetsbrev till sina kunder. Det är naturligtvis lättare att skicka ut långa nyhetsbrev via datorns större tangentbord, och dessutom kan man bifoga länkar med relevanta artiklar till organisationens medlemmar.
- En jaktorganisation på Själland har registrerat sig för vår Gateway. Eftersom medlemmarna i föreningen turas om att organisera jakterna har de alla en inloggning till föreningens konto, varifrån de skickar meddelanden om kommande jakter till de andra medlemmarna.
- Ett värmeföretag använder vår gateway för att meddela invånarna om störningar i leveransen. När värmen till exempel stängs av på grund av reparationer i ett visst område hämtas telefonnumren från energibolagets system och klistras in på vår webbplats, varifrån de enkelt kan skicka ett meddelande till alla berörda hushåll.
Besök vår webbplats för manualer
För att hjälpa våra kunder har vi samlat alla instruktioner och beskrivningar på manual.suresms.com. Här kan du se hur vår gateway fungerar och få enkla, användarvänliga instruktioner för dess många funktioner.
utvecklare.suresms.com
SureSMS är skapat av utvecklare för utvecklare!
På developer.suresms.com har vi samlat dokumentation och kodexempel för att göra det enkelt att integrera vår gateway i ditt system.
Titta på våra instruktionsvideor!
Ska du starta en ny funktion? Eller behöver du bara veta lite mer om hur vår gateway fungerar? På Youtube har vi samlat våra instruktionsfilmer. Redo att köra!