- Home
- /
- Funktioner
- /
- Journalisering af SMS
Journalisering af SMS beskeder
Forvaltningsmyndigheder har en pligt til at journalisere dokumenter, der er afsendt eller modtaget i forbindelse med sagsbehandling i myndighedens virksomhed.
Pligten gælder kun for dokumenter, der har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt. Både interne og eksterne dokumenter i endelig form er omfattet af pligten.
Det betyder, at hvis en medarbejder i en myndighed sender eller modtager en SMS, der er relevant for en sag, skal den journaliseres. Der kan være udfordringer og forskellige løsninger for at opfylde journaliseringspligten, og det kan læses om på relevante offentlige hjemmesider, som eksempelvis Ombudsmanden om journaliserings pligt.
Udfordringerne
Udfordringerne, når det handler om journalisering af SMS, er, at der er nogle udfordringer, som er unikke for mediet. Den største udfordring er, at levering af SMS beskeden foregår på en platform, hvor den lokale IT-afdeling ikke har særlig stor kontrol. Den bliver leveret gennem et autonomt netværk, hvor det ikke er muligt at opsnappe beskederne for IT-afdelingen.
På selve telefonen er forbrugerbeskyttelse i høj kurs, så det er ikke muligt at installere software, der opsnapper kommunikationen.
Konkret er udfordringerne:
- Ingen kontrol over enheden
- Ingen kontrol over netværket
- Ingen mulighed for automatisk journalisering
Når det handler om e-mail eller dialog i kontaktforumarer har både brugeren og IT-afdelingen bedre mulighed for at markere og journalisere beskeden.
Eksisterende løsninger
I vores erfaringer er den måde, som myndigheder oftest løser problematikken, ved at bede medarbejderne tage et skærmbillede af beskederne, sende skærmbilledet til sig selv via mail, og fra mailen foretage journaliseringen. Dermed overdrages ansvaret til medarbejderen, der dels skal bruge tid på det, måske ikke får det gjort, og måske sletter beskederne ved en fejl.
En anden løsning, vi har hørt, er, at medarbejderen får besked på, at der ikke må sendes SMS'er, der kan have indflydelse på sagsbehandlingen. Dels er dette ikke muligt, fordi både afsendte og modtagne beskeder skal journaliseres, og medarbejderen er ikke herre over, hvad borgerne sender til dem. Dels kan det, for nogle medarbejdergrupper, være decideret vanskeliggørende for, at de kan udføre deres arbejde, f.eks. hvis de arbejder med udsatte unge.
Nogle myndigheder har integreret SMS i deres sagsbehandlingssystemer. Hvis systemerne kan både sende og modtage, kan dette være en god og farbar løsning. Dog ser vi, at der i den virkelige verden ofte er behov for at kunne sende SMS'er, når man ikke har åbnet sit sagsbehandlingssystem..
Vores løsning - journalisering af SMS fra telefonen
SureSMS er i den unikke position, at vi har adgang til vores eget SMS center. Det betyder, at vi kan opsamle SMS beskederne, både når de sendes og modtages, inden de bliver leveret til telefonen. Det betyder, at vi har mulighed for at foretage en journalisering af beskederne uden, at medarbejderne skal gøre noget som helst, både de indgående og udgående SMS beskeder.
Det fungerer på den måde, at medarbejderen får et ekstra e-sim installeret på deres telefon. Dette nummer bruges til at sende og modtage SMS beskeder med. Dette er et SureSMS nummer, og på grund af vores dybe integrationer, har vi mulighed for at opsamle SMS beskederne. Disse beskeder vil typisk blive videresendt til myndighedens journalsystem. I journalsystemet kan der opsættes regler for, hvornår en SMS skal journaliseres.
Typisk vil man dog vælge at journalisere alle SMS'er, fordi de datamæssigt er meget små. Prisen for en komplet løsning starter ved ca. 40.000 DKK inklusive 100 numre.
Vil du vide mere
Så udfyld nedenstående formular så tager vi kontakt til dig.
Vores løsning - Journalisering af SMS på PC
For at kommunikation mellem kommuner, institutioner, myndigheder og borgere kan virke, er det yderst vigtigt, at beskeder og informationer både når frem OG bliver læst! Undersøgelser viser, at langt størstedelen af alle SMS'er bliver læst af modtageren, og derfor er SMS-beskeder en både hurtig og pålidelig kommunikationsform.
Med en SMS-gateway kan offentlige institutioner bevare overblikket og overholde krav til journalisering.
Fordele
- Indbygget journalisering. Via vores webportal har man altid dokumentation for alle beskeder, der bliver sendt til borgere eller medarbejdere.
- Servicebeskeder og aftalepåmindelser via SMS er en god service for borgere og brugere og sikrer samtidig færre aflysninger og mindre ressourcespild. Benyt autogenererede SMS'er eller styr selv afsendelsen via vores webinterface.
- Al kommunikation mellem klienten og vores servere krypteres via den nyeste SSL-kryptering. Dermed er det sikkert at sende personfølsomme oplysninger via SureSMS.
- Ingen dyre abonnementer. Vi tager kun SMS-takst for det antal beskeder, I faktisk sender. Fakturering er gratis, og det er enkelt at betale via EAN-nummer.
Ovenstående er et udvalg af vores funktioner. Men der er mange flere. Se vores funktionssider på suresms.com for at få inspiration.
Fuldt overblik og dokumentation via SureSMS’ webportal
Fra vores webportal kan man nemt logge ind og via computeren sende SMS’er til brugerne. Herfra er det hurtigt at sende beskeder til grupper, planlægge afsendelser og flette navne ind i beskederne.
Her har du også fuldt overblik over de beskeder, der sendes, og beskederne bliver liggende her til brug for journalisering eller evt. dokumentation. Du har altid overblik over både indhold og tidspunkt for afsendelse såvel som modtagelse af beskederne.
Leverer til både statsinstitutioner og kommuner
Vi har gennem årene leveret SMS'er til mange institutioner inden for det offentlige og har derfor stor erfaring med samarbejdet: biblioteker, statsfængsler, hjælpemiddelcentraler, styrelser og meget mere. Offentlige institutioner har brug for at kommunikere med et bredt udsnit af befolkningen, mens pris, kvalitet og sikkerhed SKAL være i top. Vi har den fornødne ekspertise og leverer en gedigen og fleksibel gateway, der er enkel at bruge.
Send fra flere numre
Har arbejdspladsen brug for at sende fra flere telefonnumre, eller skal login være fleksibelt, så flere medarbejdere kan sende fra en bestemt bruger? Det er enkelt klaret via vores onlineportal.
Her kan du læse nogle eksempler på, hvordan vores kunder i dag benytter vores online SMS-service:
- En af de danske faglige organisationer bruger vores online SMS-service til at udsende nyhedsbreve til kunderne. Det er åbenlyst lettere at sende lange nyhedsbreve ud via en computers større tastatur, og det giver også mulighed for at vedhæfte links med relevante artikler til organisationens medlemmer.
- En Sjællandsk jagtforening har oprettet sig på vores Gateway. Da foreningens medlemmer organiserer jagterne på skift, har de alle et login til foreningens konto, hvorfra de sender besked om kommende jagter til de øvrige medlemmer.
- Et varmeværk bruger vores gateway til at advisere beboere om forstyrrelser i forsyningen. Når der f.eks. lukkes for varmen p.g.a. reparationer i et givent område, trækkes telefonnumrene ud af varmeværkets system, pastes over på vores website, hvorfra de ganske enkelt kan sende en besked til alle berørte husstande.
Besøg vores Manual website
Som en hjælp til vores kunder har vi samlet alle instruktioner og beskrivelser på manual.suresms.com. Her kan du se, hvordan vores gateway virker og få enkle brugervenlige instruktioner til de mange funktioner.
developer.suresms.com
SureSMS er lavet af udviklere til udviklere!
På developer.suresms.com har vi samlet dokumentation og kodeeksempler, så det er nemt at integrere vores gateway i dit system.
Se vores instruktionsvideoer!
Skal du igang med en ny funktion? Eller har du bare brug for at vide lidt mere om, hvordan vores gateway virker? På Youtube har vi samlet vores instruktionsvideoer. Lige til at gå til!