- Home
- /
- Brancheløsninger
- /
- Beredskabs-SMS
Beredskabs-SMS
I nødsituationer og katastrofer er effektiv kommunikation afgørende for at redde liv og koordinere redningsindsatsen. I denne digitale tidsalder, hvor mobiltelefoner er udbredte, har SMS vist sig som en uvurderlig kommunikationskanal i beredskabssituationer. SMS-beskeder kan nå bredt ud til alle hurtigt og pålideligt, uanset geografisk placering.
Læs herunder hvordan SMS anvendes som en livlinje i beredskabssituationer, de mange fordele det bringer med sig, og de vigtige overvejelser ved implementeringen. Vi vil også se på bedste praksis for at sikre, at SMS-kommunikation i nødsituationer er effektiv, nøjagtig og respektfuld over for privatlivets fred. Lad os dykke ned i, hvordan SMS kan være en afgørende komponent i moderne beredskabsplanlægning og redningsoperationer.
Fordele ved at bruge SMS i nødsituationer
I en verden præget af komplekse risici og uforudsigelige trusler er beredskab og evnen til at reagere hurtigt afgørende for at beskytte liv, ejendomme og samfund. Nød- og katastrofesituationer kan opstå uden varsel og kræve øjeblikkelig respons fra beredskabsmyndigheder, redningspersonale og civilsamfundet som helhed. I disse presserende øjeblikke spiller kommunikation en absolut kritisk rolle, og det er her SMS har demonstreret sin værd som en pålidelig livline i beredskabssituationer.
SMS, eller Short Message Service, har eksisteret i flere årtier og blev oprindeligt brugt som en simpel metode til at sende korte tekstbeskeder mellem mobiltelefoner. I dag, i takt med teknologiens fremskridt, har SMS vist sig som en effektiv og alsidig kommunikationskanal i nødsituationer og katastrofer. I denne artikel vil vi udforske de betydningsfulde fordele ved at anvende SMS som en livline i beredskabssituationer og hvordan denne kommunikationsform har revolutioneret måden, hvorpå myndigheder og redningspersonale kan reagere og koordinere under presserende forhold.
Hurtig reaktion
93% af alle SMS beskeder åbnes indenfor 3 minutter. I kritiske situationer kan hvert minut tælle. SMS er den mest effektive måde at nå ud til mange mennesker på.
Komplet dækning
Både smartphones og dumbphones kan modtage SMS beskeder. Alle operatører understøtter det. Det betyder at der ikke er nogle tekniske begrænsninger.
Mulighed for tovejskommunikation
SMS tilbyder muligheden for at få en dialog. Hvor er personen, hvad er der sket, hvilken hjælp skal tilbydes. Alt det kan foregå på sekunder.
Personlig og direkte kommunikation
Kommunikeres der i nød situationer er det vigtig at budskabet går klart igennem. Med SMS er der ikke forstyrrende elementer - det er "plain tekst" - intet andet. Det betyder at modtagerne ved præcis hvad de skal forholde sig til.
Forberedelse af beredskabsplanen
En beredskabsplan er vigtig, fordi den skaber en struktureret og koordineret tilgang til håndtering af nødsituationer. Den giver retningslinjer og procedurer, der kan minimere risici og skader samt redde liv. En velforberedt beredskabsplan øger chancerne for en effektiv og hurtig respons, hvilket er afgørende i kritiske øjeblikke, hvor hver sekund tæller. Det forberedende er arbejder er derfor af allerstørste vigtighed.
Få de rigtige mobil-numre ind i systemet
Det første man skal tage stilling til, når man overvejer at indtænke SMS i sin beredskabsplan er, hvordan man får fat i og vedligeholder listen med de relevante personsers telefonnummer. I nogle tilfælde er listen frivillige til en festival, i nogle tilfælde beboere og igen i andre er det en anden målgruppe.
Din Beredskabs-SMS bliver aldrig mere effektiv end de telefonnumre du sender til. Derfor er det vigtigt at du har de rigtige og komplette numre. Du skal tage stilling til, hvordan disse numre findes. Som en del af modulet har vi lavet en række muligheder for at ajourføre disse numre. Du kan importere filer med numrene, du kan uploade numrene via integrationssystemer som f.eks. Zapier. Disse processer kan alle automatiseres, så du ikke skal tænke på manuelt at opdatere listen, men er klar til at sende ud straks situationen opstår.
Lav korrekte grupper
Når du har fundet ud af at indsamle alle numrene skal du overveje om de skal grupperes. Er det fysiske lokationer der afgør grupperne, er det kompetence-områder eller organisatoriske strukturer der skal afgøre din gruppering.
Udarbejd skabeloner
Tænk over om der skal udarbejdes skabeloner til de beskeder der skal sendes. Hvis du er klar over hvilke situationer der kan opstå kan det være en god ide. I SureSMS BeredskabsSMS har vi inkluderet muligheden for at lave skabeloner, men det kan også være at skabelonen blot skal ligge i din beredskabsplan.
Føj SMS til din beredskabsplan
I kampens hede kan det være nemt at glemme noget, så det er vigtig at afsendelse af SMS er en del af dine checklister i din beredskabsplan. Husk at beskriv hvordan der kommunikeres, hvad og hvornår. Det er også vigtigt at få placeret ansvaret for SMS kommunikationen.
SMS beredskab med SureSMS
I SureSMS har vi lavet et sæt af meget effektive værktøjer til at kommunikere i nødsituationer. Disse funktioner understøtter forskellige nødsituationsscenarier. Samlet under ét kalder vi det Beredskabs-SMS modulet. Herunder forklares og illustreres hvordan Beredskabs-SMS fungerer.
Beredskabs-SMS modulet understøtter fundametal to forskellige typer af SMS. Den ene er hvad vi kalder en 1-vejs SMS. Det er en notifikation om hvad der er sket, og hvordan modtageren skal forholde sig til det der er sket. Den anden kalder vi en 2-vejs SMS og her stiller man typisk modtageren et spørgsmål. "Er du OK?", "Befinder du dig på lokationen?", "Har du en specifik kompetence?" (som vi skal bruge i denne situation).
Opsætning af Beredskabs-SMS i SureSMS
Det første du skal gøre, for at se de specielle funktioner der ligger i Beredskabs-SMS modulet er at slå det til. Dette gøres således:
- Log ind på din SureSMS konto her (har du ikke en konto kan du oprette en gratis konto)
- I menuen til venstre vælger du hovedpunktet "Integrationer" (I denne vejledning anvender vi danske ord. Skift eventuelt sprog i øverste højre hjørne
- Under hovedpunktet "Integrationer" vælger du undermenuen "Indstillinger". Se skærmbillede til højre her.
- Herefter sætter du flueben i "Beredskabs-SMS" og killer på Gem
Nu er modulet aktiveret og du vil se nogle ændringer i systemet der understøtter de forskellige nødsituationer.
En- eller to-vejs SMS
I nødsituationen skal der tages stilling til om den SMS der skal sendes ud skal kunne besvares. Der er ikke rigtig og forkert her, nogle gange giver det ene mening og nogle gange det andet. Hvis du blot skal orientere om en hændelse er en-vejs løsningen bedst. Hvis du skal have svar tilbage skal du bruge en to-vejs løsning.
Det der afgør, om det er en en-vejs eller to-vejs SMS er det afsender-id du vælger, når du sender beskeden. Herunder kan du se at brugeren har tre valgmuligheder. Et telefonnummer, Alarm eller SMS Service. SMS service kan bruges hvis det blot er en orientering. Alarm, hvis det er en sikkerhedshændelse og telefonnummeret hvis det er en to-vejs beredskabsbesked.
I forbindelse med forberedelserne til at bruge Beredskabs-SMS skal du tage stilling til disse afsender-id'er. Du kan tilføje disse id'er på siden Afsender-id (kræver login). Det er en god ide at gøre dette under opsætningen.
En-vejs SMS
Vælger du at sende en en-vejs SMS gøres det således: (se skærmbilledet herunder)
- I øverste højre hjørne klikkes på "Valg" og herefter "Vælg gruppe".
- Vælg de grupper hvor informationen er relevant for
- Skriv beskeden i "Besked"
- Vælg den korrekte afsender
- Klik på "Send".
Når du har sendt beskeden på ovenstående måde kan du gå i menuen "Beskeder" og under den "Udbakke". Her vil du se et skærmbillede som nedenfor ståede. Udfor hver modtager vil du kunne se om beskeden er leveret til telefonen. Er beskeden ikke leveret til telefonen må du finde alternative måder at kontakte personen på. Det kunne f.eks. være ved at ringe til modtageren.
Hermed slutter gennemgangen af en-vejs SMS løsningen.
Herefter vil du se et skærmbillede som dette:
To-vejs SMS
Med vores to-vejs sms løsning til Beredskabs-SMS kommer der en række ekstra funktioner til. De første skridt med afsendelse er identiske med dem du går igennem når der er tale om en en-vejs afsendelse.
- I stedet for at vælge "Alarm" som afsender vælger du telefonnummeret.
- Du skal sætte flueben i "Beredskabs-SMS"
Det kunne f.eks. se således ud:
Klik nu på Send og godkend afsendelse. Beskederne bliver nu sendt afsted.
Du kan nu gå til menu-punktet "Beskeder" og derefter til "Beredskabs-SMS" som vist i skærmbilledet her.
Derefter vil du se en rapport der ser ud som denne herunder:
For hver modtager kan du i kolonnen se navnet på modtageren, email adresse, hvilken gruppe modtageren var i. Desuden kan du se et brugerdefineret felt. Dette er stamdata om hver modtager. Dertil kommer så en kolonne hvor du kan se svaret fra modtageren. Ved at klikke på det grønne fluenben under overskriften "Godkend" acceptere du svaret som ok og modtageren forsvinder fra listen. På den måder arbejder du dig igennem listen og til sidst sidder du med de personer der har brug for hjælp.
Du kan også vælge at spørge - hvem har denne kompetence - og så behøver du kun se på svarene og ikke godkende de enkelte svar.
Således kan Beredskabs-SMS modulet bruges i nødsituationer til at orientere modtagerne om alvorlige situationer og få svar tilbage fra modtagerne.
Hvis du er interesseret I at blive kontaktet omkring dette modul så udfyld formularen herunder.