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SMS d'urgence
Dans les situations d'urgence et les catastrophes, une communication efficace est essentielle pour sauver des vies et coordonner les efforts de sauvetage. À l'ère numérique des téléphones mobiles, les SMS se sont révélés être un canal de communication inestimable dans les situations d'urgence. Les messages SMS peuvent atteindre tout le monde rapidement et de manière fiable, quelle que soit la situation géographique.
Découvrez comment les SMS sont utilisés comme bouée de sauvetage dans les situations d'urgence, les nombreux avantages qu'ils apportent et les éléments importants à prendre en compte lors de leur mise en œuvre. Nous examinerons également les meilleures pratiques pour garantir que la communication par SMS dans les situations d'urgence est efficace, précise et respectueuse de la vie privée. Voyons comment le SMS peut être un élément essentiel des plans d'urgence modernes et des opérations de sauvetage.
Avantages de l'utilisation des SMS dans les situations d'urgence
Dans un monde caractérisé par des risques complexes et des menaces imprévisibles, la préparation et la capacité à réagir rapidement sont essentielles pour protéger les vies, les biens et les communautés. Les situations d'urgence et les catastrophes peuvent survenir sans avertissement et exigent une réponse immédiate de la part des autorités d'urgence, du personnel de secours et de la société civile dans son ensemble. Dans ces moments d'urgence, la communication joue un rôle absolument crucial, et c'est là que les SMS ont prouvé leur valeur en tant que ligne de vie fiable dans les situations d'urgence.
Le SMS (Short Message Service) existe depuis des décennies et était à l'origine une simple méthode d'envoi de messages textuels courts entre téléphones mobiles. Aujourd'hui, avec les progrès technologiques, le SMS est devenu un canal de communication efficace et polyvalent dans les situations d'urgence et de catastrophe. Dans cet article, nous allons explorer les avantages significatifs de l'utilisation des SMS comme ligne de vie dans les situations d'urgence et la manière dont cette forme de communication a révolutionné la façon dont les autorités et le personnel de secours peuvent réagir et coordonner leurs actions dans des circonstances urgentes.
Réponse rapide
93% de tous les messages SMS sont ouverts dans les 3 minutes. Dans les situations critiques, chaque minute peut compter. Le SMS est le moyen le plus efficace d'atteindre un grand nombre de personnes.
Couverture complète
Les smartphones et les téléphones portables peuvent recevoir des messages SMS. Tous les opérateurs les prennent en charge. Cela signifie qu'il n'y a pas de limitations techniques.
Permettre une communication bidirectionnelle
Le SMS offre la possibilité de dialoguer. Où se trouve la personne, ce qui s'est passé, l'aide à apporter. Tout cela peut se faire en quelques secondes.
Communication personnalisée et directe
Dans les situations d'urgence, il est important que le message soit clair. Avec les SMS, il n'y a pas d'éléments distrayants - c'est du texte brut, rien d'autre. Les destinataires savent donc exactement à quoi s'attendre.
Préparation du plan d'urgence
Un plan d'intervention d'urgence est important parce qu'il crée une approche structurée et coordonnée de la gestion des situations d'urgence. Il fournit des lignes directrices et des procédures qui peuvent minimiser les risques et les dommages et sauver des vies. Un plan d'urgence bien préparé augmente les chances d'une réponse efficace et rapide, ce qui est crucial dans les moments critiques où chaque seconde compte. Le travail préparatoire est donc de la plus haute importance.
Introduire les bons numéros de téléphone portable dans le système
La première chose à prendre en compte lorsque vous envisagez d'intégrer les SMS dans votre plan d'intervention d'urgence est de savoir comment obtenir et tenir à jour la liste des numéros de téléphone des personnes concernées. Dans certains cas, il s'agit des bénévoles d'un festival, dans d'autres des résidents, et dans d'autres encore d'un groupe cible différent.
Votre SMS d'urgence ne sera jamais plus efficace que les numéros de téléphone auxquels vous l'envoyez. C'est pourquoi il est important que vous disposiez des numéros adéquats et complets. Vous devez décider comment trouver ces numéros. Dans le cadre du module, nous avons créé un certain nombre d'options pour la mise à jour de ces numéros. Vous pouvez importer des fichiers contenant les numéros, vous pouvez télécharger les numéros via systèmes d'intégration tels que Zapier. Ces processus peuvent tous être automatisés afin que vous n'ayez pas à vous soucier de la mise à jour manuelle de la liste et que vous soyez prêt à l'envoyer dès que la situation se présente.
Former des groupes corrects
Une fois que vous avez réussi à collecter tous les chiffres, vous devez déterminer s'il convient de les regrouper. Est-ce l'emplacement physique qui détermine les groupes, les domaines d'expertise ou les structures organisationnelles qui devraient déterminer votre regroupement.
Créer des modèles
Réfléchissez à la nécessité de créer des modèles pour les messages à envoyer. Si vous êtes conscient des situations qui peuvent survenir, cela peut être une bonne idée. Dans SureSMS Emergency Response SMS, nous avons inclus l'option de création de modèles, mais il se peut aussi que le modèle soit simplement inclus dans votre plan d'intervention d'urgence.
Ajoutez les SMS à votre plan d'urgence
Dans le feu de l'action, il peut être facile d'oublier quelque chose, il est donc important que l'envoi de SMS fasse partie des listes de contrôle de votre plan d'urgence. N'oubliez pas de décrire comment, quoi et quand communiquer. Il est également important d'attribuer la responsabilité de la communication par SMS.
Préparation aux SMS avec SureSMS
Dans SureSMS, nous avons créé un ensemble d'outils très efficaces pour communiquer dans les situations d'urgence. Ces fonctionnalités prennent en charge différents scénarios d'urgence. Collectivement, nous appelons cela le module SMS d'urgence. Nous expliquons et illustrons ci-dessous le fonctionnement du SMS d'urgence.
Le module SMS d'urgence prend en charge deux types de SMS différents. Le premier est ce que nous appelons un SMS unidirectionnel. Il s'agit d'une notification de ce qui s'est passé et de la manière dont le destinataire doit réagir à ce qui s'est passé. L'autre est ce que nous appelons un SMS bidirectionnel et pose généralement une question au destinataire. Il pose généralement une question au destinataire : "Est-ce que ça va ?", "Êtes-vous sur place ?", "Avez-vous une compétence particulière ?" (ce dont nous avons besoin dans cette situation). (dont nous avons besoin dans cette situation).
Configuration des SMS d'intervention d'urgence dans SureSMS
La première chose à faire pour voir les fonctions spéciales du module SMS d'urgence est de l'activer. Pour ce faire, procédez comme suit :
- Connectez-vous à votre compte SureSMS ici (si vous n'avez pas de compte, vous pouvez Créer un compte gratuit)
- Dans le menu de gauche, sélectionnez l'élément principal "Intégrations" (Dans ce guide, nous utilisons des mots danois. Si nécessaire, changez de langue dans le coin supérieur droit.
- Sous la rubrique principale "Intégrations", sélectionnez le sous-menu "Paramètres". Voir la capture d'écran à droite ici.
- Cochez ensuite "SMS d'urgence" et cliquez sur Enregistrer
Maintenant que le module est activé, vous verrez quelques changements dans le système pour prendre en charge les différentes situations d'urgence.
SMS unidirectionnel ou bidirectionnel
Dans une situation d'urgence, vous devez décider si le SMS à envoyer doit pouvoir faire l'objet d'une réponse. Il n'y a pas de bon ou de mauvais choix en la matière, parfois l'un ou l'autre est logique. Si vous avez simplement besoin d'informer sur un incident, une solution unidirectionnelle est la meilleure. Si vous avez besoin d'une réponse, il vous faut une solution bidirectionnelle.
Ce qui détermine s'il s'agit d'un SMS unidirectionnel ou bidirectionnel, c'est l'identifiant de l'expéditeur que vous choisissez lors de l'envoi du message. Ci-dessous, vous pouvez voir que l'utilisateur a trois options. Un numéro de téléphone, une alarme ou un service SMS. Le service SMS peut être utilisé s'il s'agit simplement d'un message d'information. L'alarme s'il s'agit d'un incident de sécurité et le numéro de téléphone s'il s'agit d'un message d'urgence bidirectionnel.
Lorsque vous vous préparez à utiliser les SMS d'urgence, vous devez tenir compte de ces identifiants d'expéditeur. Vous pouvez ajouter ces identifiants sur la page ID de l'expéditeur (nécessite une connexion). C'est une bonne idée de le faire pendant l'installation.
SMS unidirectionnel
Si vous choisissez d'envoyer un SMS à sens unique, voici comment procéder : (voir la capture d'écran ci-dessous)
- Dans le coin supérieur droit, cliquez sur "Options" puis sur "Sélectionner un groupe".
- Sélectionnez les groupes pour lesquels l'information est pertinente
- Tapez le message dans "Message"
- Choisir le bon expéditeur
- Cliquez sur "Envoyer".
Une fois que vous avez envoyé le message de la manière décrite ci-dessus, vous pouvez aller dans le menu "Messages" et sous "Boîte d'envoi". Vous verrez alors apparaître l'écran ci-dessous. À côté de chaque destinataire, vous pourrez voir si le message a été transmis au téléphone. Si le message n'a pas été transmis au téléphone, vous devez trouver d'autres moyens de contacter la personne. Vous pouvez par exemple appeler le destinataire.
Ceci conclut l'examen de la solution du SMS unidirectionnel.
Vous verrez alors apparaître un écran comme celui-ci :
SMS bidirectionnel
Notre solution de messagerie texte bidirectionnelle pour les SMS d'intervention d'urgence ajoute un certain nombre de fonctionnalités supplémentaires. Les premières étapes de l'envoi sont identiques à celles de l'envoi unidirectionnel.
- Au lieu de sélectionner "Alarme" comme expéditeur, sélectionnez le numéro de téléphone.
- Vous devez cocher la case "SMS d'urgence"
Par exemple, il pourrait ressembler à ceci :
Cliquez ensuite sur Envoyer et autorisez l'envoi. Les messages sont maintenant envoyés.
Vous pouvez maintenant aller dans l'élément de menu "Messages" et ensuite dans "SMS d'urgence" comme le montre la capture d'écran ici.
Vous obtiendrez alors un rapport qui ressemble à celui ci-dessous :
Pour chaque destinataire, vous pouvez voir dans la colonne le nom du destinataire, l'adresse e-mail, le groupe dans lequel le destinataire se trouvait. En outre, vous pouvez voir un champ personnalisé. Il s'agit des données de base de chaque destinataire. En outre, une colonne vous permet de voir la réponse du destinataire. En cliquant sur la coche verte sous le titre "Approuver", vous acceptez la réponse et le destinataire disparaît de la liste. De cette façon, vous vous frayez un chemin dans la liste et vous finissez par trouver les personnes qui ont besoin d'aide.
Vous pouvez également choisir de demander - qui a cette autorisation - et vous n'aurez alors qu'à examiner les réponses et non à approuver les réponses individuelles.
Le module SMS d'urgence peut donc être utilisé dans des situations d'urgence pour informer les destinataires de situations graves et obtenir une réponse de leur part.
Si vous souhaitez être contacté au sujet de ce module, veuillez remplir le formulaire ci-dessous.