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Journalisieren von SMS-Nachrichten
Verwaltungsbehörden sind verpflichtet, Dokumente, die im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Fällen versandt oder empfangen werden, in der Tätigkeit der Behörde zu erfassen.
Die Verpflichtung gilt nur für Dokumente, die für einen Fall oder die Fallbearbeitung im Allgemeinen von Bedeutung sind. Sowohl interne als auch externe Dokumente in endgültiger Form fallen unter die Verpflichtung.
Das heißt, wenn ein/e Beschäftigte/r in einer Behörde eine SMS sendet oder empfängt, die für einen Fall relevant ist, muss sie protokolliert werden. Es kann Herausforderungen und verschiedene Lösungen geben, um der Protokollierungspflicht nachzukommen. Dies kann auf den einschlägigen öffentlichen Websites nachgelesen werden, wie zum Beispiel Der Ombudsmann über die Pflicht, Aufzeichnungen zu führen.
Die Herausforderungen
Die Herausforderungen beim SMS-Journalismus sind einige, die nur bei diesem Medium auftreten. Die größte Herausforderung besteht darin, dass der Versand der SMS über eine Plattform erfolgt, auf die die lokale IT-Abteilung kaum Einfluss hat. Sie wird über ein autonomes Netzwerk zugestellt, in dem die IT-Abteilung die Nachrichten nicht abfangen kann.
Auf dem Telefon selbst steht der Verbraucherschutz an erster Stelle, deshalb ist es nicht möglich, Software zu installieren, die die Kommunikation abfängt.
Konkret geht es um die Herausforderungen:
- Keine Kontrolle über das Gerät
- Keine Kontrolle über das Netzwerk
- Keine Option für automatisches Journalling
Wenn es um E-Mails oder Dialoge in Kontaktforen geht, haben sowohl die Nutzer/innen als auch die IT-Abteilung eine bessere Möglichkeit, die Nachricht zu markieren und zu protokollieren.
Bestehende Lösungen
Unserer Erfahrung nach lösen die Behörden das Problem am häufigsten, indem sie die Beschäftigten bitten, einen Screenshot der Nachrichten zu machen, diesen per E-Mail an sich selbst zu schicken und von der E-Mail aus die Protokollierung vorzunehmen. Dadurch wird die Verantwortung auf den Mitarbeiter übertragen, der dafür Zeit aufwenden muss, es vielleicht nicht schafft und möglicherweise löscht die Nachrichten aus Versehen.
Eine andere Lösung, die wir gehört haben, ist, dass der Mitarbeiter angewiesen wird, keine Textnachrichten zu senden, die die Fallbearbeitung beeinflussen könnten. Das ist nicht möglich, weil sowohl gesendete als auch empfangene Nachrichten protokolliert werden müssen und der/die Beschäftigte keine Kontrolle darüber hat, was Bürger/innen ihm/ihr schicken. Andererseits kann es für manche Beschäftigtengruppen geradezu schwierig sein, ihre Arbeit zu erledigen, z. B. wenn sie mit gefährdeten Jugendlichen arbeiten.
Einige Behörden haben SMS in ihre Fallmanagementsysteme integriert. Wenn die Systeme sowohl senden als auch empfangen können, kann das eine gute und praktikable Lösung sein. Uns ist jedoch klar, dass es in der Praxis oft notwendig ist, SMS zu senden, wenn du deine E-Mail nicht geöffnet hast. Fallverwaltungssystem..
Unsere Lösung - SMS-Logging von deinem Telefon aus
SureSMS ist in der einzigartigen Lage, Zugang zu unserem eigenen SMS-Zentrum zu haben. Das bedeutet, dass wir SMS-Nachrichten sowohl beim Senden als auch beim Empfangen erfassen können, bevor sie an das Telefon übermittelt werden. Das bedeutet, dass wir in der Lage sind, die Nachrichten zu protokollieren, ohne dass die Beschäftigten etwas tun müssen, sowohl die eingehenden als auch die ausgehenden SMS-Nachrichten.
Die Funktionsweise besteht darin, dass der Arbeitnehmer eine zusätzliche E-SIM-Nummer auf seinem Telefon installiert bekommt. Diese Nummer wird zum Senden und Empfangen von SMS-Nachrichten verwendet. Es handelt sich dabei um eine SureSMS-Nummer, und dank unserer tiefgreifenden Integrationen können wir die SMS-Nachrichten erfassen. Diese Nachrichten werden normalerweise an das Protokollsystem der Behörde weitergeleitet. Im Protokollsystem können Regeln festgelegt werden, wann eine SMS protokolliert werden soll.
In der Regel wirst du dich jedoch dafür entscheiden, alle SMS zu protokollieren, da sie in Bezug auf die Datenmenge sehr klein sind. Der Preis für eine Komplettlösung beginnt bei ca. 40.000 DKK inklusive 100 Nummern.
Willst du mehr wissen?
Fülle das untenstehende Formular aus und wir werden uns mit dir in Verbindung setzen.
Unsere Lösung - SMS-Journaling auf dem PC
Damit die Kommunikation zwischen Gemeinden, Institutionen, Behörden und Bürgern funktioniert, ist es extrem wichtig, dass Nachrichten und Informationen ankommen UND gelesen werden! Studien zeigen, dass die überwiegende Mehrheit der SMS-Nachrichten vom Empfänger gelesen wird, was SMS zu einer schnellen und zuverlässigen Form der Kommunikation macht.
Mit einem SMS-Gateway können öffentliche Einrichtungen den Überblick behalten und die Aufzeichnungspflichten erfüllen.
Vorteile
- Integrierte Protokollierung. Über unser Webportal hast du immer eine Dokumentation für alle Nachrichten, die du an Bürgerinnen und Bürger oder Beschäftigte sendest.
- Servicenachrichten und Terminerinnerungen per SMS sind ein toller Service für Bürger und Nutzer und sorgen für weniger Absagen und weniger Ressourcenverschwendung. Nutze automatisch generierte SMS-Nachrichten oder verwalte den Versand selbst über unsere Weboberfläche.
- Die gesamte Kommunikation zwischen dem Kunden und unseren Servern wird mit der neuesten SSL-Verschlüsselung verschlüsselt. Das macht es sicher, sensible persönliche Informationen über SureSMS zu versenden.
- Keine teuren Abonnements. Wir berechnen nur die SMS-Tarife für die Anzahl der Nachrichten, die du tatsächlich versendest. Die Rechnungsstellung ist kostenlos und die Bezahlung erfolgt ganz einfach per EAN-Nummer.
Das ist nur eine Auswahl unserer Funktionen. Aber es gibt noch viel mehr. Schau dir unser Feuilleton auf suresms.com für Inspiration.
Vollständige Übersicht und Dokumentation über das SureSMS Webportal
Über unser Webportal kannst du dich ganz einfach einloggen und von deinem Computer aus SMS-Nachrichten an Nutzer senden. Von hier aus kannst du schnell Nachrichten an Gruppen senden, Sendungen planen und Namen in Nachrichten einfügen.
Hier hast du auch einen vollständigen Überblick über die gesendeten Nachrichten und die Nachrichten bleiben hier zu Protokollierungs- oder Dokumentationszwecken erhalten. Du hast immer einen Überblick über den Inhalt und den Zeitpunkt des Versendens und Empfangens von Nachrichten.
Sowohl für staatliche Institutionen als auch für Kommunen
Im Laufe der Jahre haben wir SMS-Nachrichten an viele öffentliche Einrichtungen geliefert und verfügen daher über umfangreiche Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit ihnen: Bibliotheken, staatliche Gefängnisse, Hilfsmittelzentren, Behörden und vieles mehr. Öffentliche Einrichtungen müssen mit einem breiten Querschnitt der Bevölkerung kommunizieren, wobei Preis, Qualität und Sicherheit erstklassig sein MÜSSEN. Wir verfügen über das Fachwissen, um ein solides, flexibles Gateway zu liefern, das einfach zu bedienen ist.
Von mehreren Nummern senden
Muss dein Betrieb von mehreren Telefonnummern aus senden oder brauchst du ein flexibles Login, damit mehrere Mitarbeiter von einem bestimmten Benutzer aus senden können? Mit unserem Online-Portal ist das ganz einfach.
Hier kannst du einige Beispiele lesen, wie unsere Kunden unseren Online-SMS-Service derzeit nutzen:
- Einer der dänischen Berufsverbände nutzt unseren Online-SMS-Service, um Newsletter an Kunden zu versenden. Es ist natürlich einfacher, lange Newsletter über die größere Tastatur eines Computers zu verschicken, und außerdem kannst du Links mit relevanten Artikeln an die Mitglieder der Organisation anhängen.
- Eine Jagdorganisation in Neuseeland hat sich für unser Gateway angemeldet. Da die Mitglieder der Vereinigung abwechselnd die Jagden organisieren, haben sie alle ein Login für das Konto der Vereinigung, von dem aus sie Benachrichtigungen über bevorstehende Jagden an die anderen Mitglieder senden.
- Ein Heizungsunternehmen nutzt unser Gateway, um die Bewohner über Versorgungsunterbrechungen zu informieren. Wenn z.B. die Heizung wegen Reparaturen in einem bestimmten Gebiet abgestellt wird, werden die Telefonnummern aus dem System des Versorgers herausgezogen und auf unserer Website eingefügt, von wo aus sie einfach eine Nachricht an alle betroffenen Haushalte senden können.
Besuchen Sie unsere Handbuch-Website
Um unseren Kunden zu helfen, haben wir alle Anleitungen und Beschreibungen unter manual.suresms.com zusammengestellt. Hier können Sie sehen, wie unser Gateway funktioniert und erhalten einfache, benutzerfreundliche Anleitungen für seine vielen Funktionen.
entwickler.suresms.de
SureSMS ist von Entwicklern für Entwickler gemacht!
Auf developer.suresms.com haben wir Dokumentation und Codebeispiele zusammengestellt, um die Integration unseres Gateways in Ihr System zu erleichtern.
Sehen Sie sich unsere Anleitungsvideos an!
Beginnen Sie eine neue Funktion? Oder möchten Sie einfach nur ein wenig mehr über die Funktionsweise unseres Gateways erfahren? Auf Youtube haben wir unsere Anleitungsvideos zusammengestellt. Es kann losgehen!